Ne možete odvojiti glavno od sporednog? Ne možete reći ne suradnicima? Tada ćete vjerojatno ostati u uredu do kasno. Kako postati učinkovit zaposlenik, govori novinar i kolumnist Psychologies Oliver Burkeman.
Svi stručnjaci i gurui upravljanja vremenom ne umaraju se ponavljati isti glavni savjet. Odvojite važno od nevažnog. Odlična ideja, ali lakše reći nego učiniti. Makar samo zato što se u žaru stvari sve čini iznimno važnim. Pa ili ste, recimo, nekako nekim čudom razdvojili važno od nevažnog. A onda vas šef zove i traži da obavite neki hitan posao. Pokušajte mu reći da ovaj projekt nije na vašoj listi prioriteta. Ali ne, ne pokušavaj.
Prigrlite neizmjerno
Autor bestselera XNUMX navika vrlo učinkovitih ljudi Stephen Covey1 preporučuje preformulisanje pitanja. Čim se ne pronađe nevažno u toku poslova, onda je potrebno odvojiti važno od hitnog. Ono što se, barem teoretski, ne može učiniti, iz činjenice da je to jednostavno nemoguće ne učiniti.
Prvo, stvarno daje priliku za pravilno određivanje prioriteta. I drugo, pomaže da se skrene pozornost na još jedan važan problem - nedostatak vremena. Određivanje prioriteta često služi kao maska za neugodnu činjenicu da je jednostavno nemoguće obaviti cjelokupnu količinu potrebnog posla jednostavno po definiciji. I nikada nećete doći do onih nevažnih. Ako je to slučaj, onda je najbolje da budete iskreni prema svom rukovodstvu i objasnite da je vaš posao iznad vaših kapaciteta.
“Za većinu nas najučinkovitije razdoblje je jutro. Započni dan i planiraj najteže stvari.”
Energija umjesto važnosti
Još jedan koristan savjet je prestati razmatrati slučajeve u smislu njihove važnosti. Promijenite sam sustav evaluacije, ne fokusirajući se na značaj, već na količinu energije koju će njihova provedba zahtijevati. Za većinu nas najučinkovitije razdoblje je jutro. Stoga bi na početku dana trebali planirati stvari koje zahtijevaju ozbiljan napor i veliku koncentraciju. Zatim, kako “stisak slabi”, možete prijeći na manje energetski zahtjevne zadatke, bilo da se radi o razvrstavanju pošte ili upućivanju potrebnih poziva. Ova metoda vjerojatno neće jamčiti da ćete imati vremena za sve. Ali, barem će vas spasiti od situacija kada morate preuzeti odgovorne stvari u trenutku kada jednostavno niste spremni za to.
Ptičje oko
Još jedna zanimljiva preporuka dolazi od psihologa Josha Davisa.2. Predlaže metodu «psihološkog distanciranja». Pokušajte zamisliti da se gledate iz ptičje perspektive. Zatvorite oči i zamislite. Vidite li onog malog čovječuljka daleko ispod? to si ti. A što mislite s visine: na što bi se sada trebao fokusirati ovaj čovječuljak? Što prvo učiniti? Svakako zvuči čudno. Ali to je doista učinkovita metoda.
I na kraju, posljednji. Zaboravite na pouzdanost. Ako kolege (ili menadžeri) traže (ili nalažu) da sve ostave po strani i pridruže se nekom njihovom važnom projektu, nemojte žuriti s herojstvom. Prvo, provjerite jesu li zaposlenici i uprava u potpunosti svjesni onoga što će ostati neučinjeno kao rezultat vaše promjene. Dugoročno gledano, sposobnost da na prvi poziv kažete da nauštrb posla koji obavljate neće vam ni najmanje poboljšati reputaciju. Dapače suprotno.
1 S. Covey “Sedam navika visoko učinkovitih ljudi. Snažni alati za osobni razvoj” (Izdavač Alpina, 2016.).
2 J. Davisa «Dva sjajna sata: znanstveno utemeljene strategije da iskoristite svoje najbolje vrijeme i obavite najvažniji posao» (HarperOne, 2015.).