Kako napraviti gantogram u Excelu?

Sadržaj

Što je Ganttova karta?
Kako izraditi gantogram u programu Excel 2010, 2007 i 2013
Predložak gantograma u Excelu

Ako vas zamole da navedete tri najvažnije komponente Microsoft Excela, koje biste naveli? Najvjerojatnije listovi na koje se upisuju podaci, formule koje se koriste za izračune i grafikoni pomoću kojih se podaci različite prirode mogu grafički prikazati.

Siguran sam da svaki korisnik programa Excel zna što je grafikon i kako ga napraviti. Međutim, postoji vrsta karte koja je mnogima obavijena mrakom – Ganttova karta. Ovaj brzi vodič objasnit će vam glavne značajke gantograma, reći će vam kako napraviti jednostavan gantogram u Excelu, reći će vam gdje možete preuzeti napredne predloške gantograma i kako koristiti online uslugu Project Management za izradu gantograma.

Što je Ganttova karta?

Ganttova karta nazvan po Henryju Ganttu, američkom inženjeru i savjetniku za menadžment koji je osmislio dijagram 1910. Gantogram u Excelu predstavlja projekte ili zadatke kao kaskadu horizontalnih trakastih grafikona. Gantogram prikazuje raščlanjenu strukturu projekta (datum početka i završetka, različite odnose između zadataka unutar projekta) i na taj način pomaže u kontroli izvršenja zadataka na vrijeme i prema zadanim mjerilima.

Kako izraditi gantogram u programu Excel 2010, 2007 i 2013

Nažalost, Microsoft Excel ne nudi ugrađeni predložak gantograma. Međutim, možete ga sami brzo izraditi pomoću funkcije trakastog grafikona i malo oblikovanja.

Pažljivo slijedite ove korake i neće vam trebati više od 3 minute za izradu jednostavnog gantograma. U našim primjerima stvaramo gantogram u Excelu 2010, ali isto se može učiniti u Excelu 2007 i 2013.

Korak 1. Napravite tablicu projekta

Prije svega, unijet ćemo podatke o projektu u Excel list. Napišite svaki zadatak u poseban redak i izradite plan raščlambe projekta navodeći početni datum (Početni datum), diplomiranje (datum završetka) i trajanje (Duration), odnosno broj dana potrebnih za izvršenje zadatka.

Savjet: Za izradu gantograma potrebni su samo stupci Početni datum и Trajanje. Međutim, ako također stvorite stupac Datum završetka, tada možete izračunati trajanje zadatka koristeći jednostavnu formulu, kao što se vidi na donjoj slici:

Korak 2. Izgradite uobičajeni Excel trakasti grafikon na temelju baze podataka stupca "Datum početka".

Počnite graditi gantogram u Excelu stvaranjem jednostavnog naslagani stupčasti grafikon:

Označite raspon Početak datuma zajedno s naslovom stupca, u našem primjeru jest B1:B11. Potrebno je odabrati samo ćelije s podacima, a ne cijeli stupac lista.
Na kartici Napredno umetak Kliknite (Umetni) ispod Grafikoni Umetni trakasti grafikon (Bar).
U izborniku koji se otvori, u grupi Vladao (2-D traka) kliknite Pravila složena (Složena traka).

Kao rezultat toga, na listu bi se trebao pojaviti sljedeći grafikon:

Bilješka: Neke od drugih uputa za izradu gantograma sugeriraju da prvo napravite prazan trakasti dijagram, a zatim ga ispunite podacima, kao što ćemo učiniti u sljedećem koraku. Ali mislim da je prikazani način bolji jer će Microsoft Excel automatski dodati jedan red podataka i na taj način ćemo uštedjeti vrijeme.

Korak 3: Dodajte podatke o trajanju na grafikon

Zatim, moramo dodati još jednu seriju podataka našem budućem gantogramu.

Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje u dijagramu i kliknite u kontekstnom izborniku Odaberite podatke (Odaberite podatke). Otvorit će se dijaloški okvir Odabir izvora podataka (Odaberite izvor podataka). Kao što možete vidjeti na donjoj slici, stupac podataka Datum početka već dodano u polje Stavke legende (retci) (Unosi legendi (serije). Sada ovdje trebate dodati podatke stupca Trajanje.
Pritisnite gumb dodati (Dodaj) za odabir dodatnih podataka (Trajanje) za prikaz na gantogramu.
U otvorenom prozoru Promjena redaka (Uređivanje serije) učinite ovo:
- u Naziv retka (Naziv serije) unesite "Trajanje" ili bilo koji drugi naziv koji želite. Ili možete postaviti kursor u ovo polje, a zatim kliknuti na naslov odgovarajućeg stupca u tablici – naslov na koji ste kliknuli bit će dodan kao naziv niza za gantogram.
- Kliknite ikonu za odabir raspona pokraj polja Vrijednosti (Serije vrijednosti).
Dijaloški prozor Promjena redaka (Uredi niz) će se smanjiti. Označite podatke u stupcu Trajanjeklikom na prvu ćeliju (u našem slučaju je D2) i povlačenjem prema dolje do posljednje podatkovne ćelije (D11). Pazite da slučajno ne odaberete naslov ili neku praznu ćeliju.
Ponovno pritisnite ikonu za odabir raspona. Dijaloški prozor Promjena redaka (Uredi niz) ponovno će se proširiti i pojavit će se polja Naziv retka (Naziv serije) i Vrijednosti (Serije vrijednosti). Pritisnite OK.
Opet ćemo se vratiti na prozor Odabir izvora podataka (Odaberite izvor podataka). Sada na terenu Stavke legende (retci) (Unosi legendi (serije) vidimo seriju Datum početka i broj Trajanje. Samo kliknite OK, a podaci će biti dodani na grafikon.

Dijagram bi trebao izgledati otprilike ovako:

Korak 4: Dodajte opise zadataka na gantogram

Sada trebate prikazati popis zadataka na lijevoj strani dijagrama umjesto brojeva.

Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje u području crtanja (područje s plavim i narančastim prugama) i u izborniku koji se pojavi kliknite Odaberite podatke (Odaberite Podaci) za ponovno pojavljivanje dijaloškog okvira Odabir izvora podataka (Odaberite izvor podataka).
U lijevom području dijaloškog okvira odaberite Datum početka I kliknite gumb Promijeniti (Uredi) u desnom dijelu prozora pod nazivom Oznake vodoravne osi (kategorije) (Oznake vodoravne (kategorije) osi).
Otvorit će se mali dijaloški okvir Oznake osi (Oznake osi). Sada trebate odabrati zadatke na isti način kao što smo u prethodnom koraku odabrali podatke o trajanju zadataka (stupac Durations) – kliknite na ikonu za odabir raspona, zatim kliknite na prvi zadatak u tablici i povucite odabir mišem sve do zadnjeg zadatka. Zapamtite da naslov stupca ne bi trebao biti istaknut. Nakon što to učinite, ponovno kliknite ikonu za odabir raspona da biste otvorili dijaloški okvir.
Dvostruki dodir OKza zatvaranje svih dijaloških okvira.
Izbrišite legendu grafikona - kliknite je desnom tipkom miša i kliknite u kontekstnom izborniku ukloniti (Izbrisati).

U ovom trenutku, gantogram bi trebao imati opise zadataka na lijevoj strani i izgledati otprilike ovako:

Korak 5: Pretvorba stupčastog grafikona u gantogram

U ovoj je fazi naš grafikon još uvijek naslagani stupčasti grafikon. Da bi izgledao kao gantogram, morate ga ispravno formatirati. Naš zadatak je ukloniti plave linije tako da ostanu vidljivi samo narančasti dijelovi grafikona koji predstavljaju zadatke projekta. Tehnički, nećemo ukloniti plave linije, samo ćemo ih učiniti prozirnima i stoga nevidljivima.

Pritisnite bilo koju plavu liniju na gantogramu i svi će biti odabrani. Kliknite desnom tipkom miša na odabir i kliknite u kontekstnom izborniku Format serije podataka (Format niza podataka).
U dijaloškom okviru koji se pojavi učinite sljedeće:
- U odjeljku Popuniti (ispuni) odaberite Nema popunjavanja (Bez ispune).
- U odjeljku Granica (Boja obruba) odaberite nema linija (Bez linije).

Bilješka: Ne zatvarajte ovaj dijaloški okvir, trebat će vam ponovno u sljedećem koraku.

Zadaci na gantogramu koji smo izgradili u Excelu su obrnutim redoslijedom. Popravit ćemo to za trenutak. Kliknite na popis zadataka na lijevoj strani gantograma kako biste označili os kategorije. Otvorit će se dijaloški okvir Format osi (Os formatiranja). U poglavlju Parametri osi (Opcije osi) potvrdite okvir Obrnuti redoslijed kategorija (Kategorije obrnutim redoslijedom), zatim zatvorite prozor da biste spremili svoje promjene. Kao rezultat promjena koje smo upravo napravili:
- Zadaci na gantogramu poredani su pravilnim redoslijedom.
- Datumi na vodoravnoj osi pomaknuti su od dna prema vrhu grafikona.

Grafikon postaje sličan uobičajenom Ganttovom dijagramu, zar ne? Na primjer, moj gantogram sada izgleda ovako:

Korak 6. Prilagodba dizajna gantograma u Excelu

Gantogram već poprima oblik, ali možete dodati još nekoliko završnih detalja kako biste ga učinili stvarno modernim.

1. Uklonite prazan prostor na lijevoj strani gantograma

Prilikom izrade gantograma, umetnuli smo plave trake na početku dijagrama kako bismo prikazali početni datum. Sada se praznina koja ostaje na njihovom mjestu može ukloniti, a trake zadataka pomaknuti ulijevo, bliže okomitoj osi.

Desni klik na vrijednost prvog stupca Datum početka u tablici s izvornim podacima u kontekstnom izborniku odaberite Format ćelije > Broj > Osnovne informacije (Formatiraj ćelije > Broj > Općenito). Zapamtite broj koji vidite u polju Uzorak (Uzorak) je numerički prikaz datuma. U mom slučaju ovaj broj 41730. Kao što znate, Excel pohranjuje datume kao brojeve jednake broju dana od 1. siječnja 1900. godine prije ovog datuma (gdje je 1. siječnja 1900. = 1). Ovdje ne morate raditi nikakve promjene, samo kliknite poništenje (Otkazati).
Na gantogramu kliknite na bilo koji datum iznad grafikona. Jednim klikom odaberite sve datume, nakon toga kliknite desnom tipkom miša na njih i u kontekstnom izborniku kliknite Format osi (Os formatiranja).
Na jelovniku Parametri os (Opcije osi) promijenite opciju Minimum (Minimalno) uključeno Broj (Fiksno) i unesite broj koji ste zapamtili u prethodnom koraku.

2. Podesite broj datuma na osi gantograma

Ovdje, u dijaloškom okviru Format osi (Format Axis) koji je otvoren u prethodnom koraku, promijenite parametre Glavne podjele (glavni ujedinjeni) i Srednje podjele (Manja jedinica) od Broj (Fiksno) i unesite željene vrijednosti za intervale na osi. Obično, što su kraći vremenski okviri zadataka u projektu, to je manji korak podjele potreban na vremenskoj osi. Na primjer, ako želite prikazati svaki drugi datum, tada unesite 2 za parametar Glavne podjele (Glavna jedinica). Koje sam postavke napravio – možete vidjeti na slici ispod:

Savjet: Igrajte se s postavkama dok ne dobijete željeni rezultat. Nemojte se bojati učiniti nešto pogrešno, uvijek se možete vratiti na zadane postavke postavljanjem opcija na Automatsko (Auto) u Excelu 2010 i 2007 ili klikom Reset (Reset) u programu Excel 2013.

3. Uklonite višak praznog prostora između pruga

Rasporedite trake zadataka na grafikonu kompaktnije i Gantogram će izgledati još bolje.

Odaberite narančaste stupce grafikona klikom na jednu od njih lijevom tipkom miša, zatim desnom tipkom miša kliknite na nju i u izborniku koji se pojavi kliknite Format serije podataka (Format niza podataka).
U dijaloškom okviru Format serije podataka (Format Data Series) postavite parametar na redovi koji se preklapaju (Series Overlap) vrijednost 100% (klizač pomaknut skroz udesno), a za parametar Bočni razmak (Gap Width) vrijednost 0% ili gotovo 0% (klizač skroz ili gotovo skroz ulijevo).

I evo rezultata našeg truda – jednostavnog, ali vrlo preciznog gantograma u Excelu:

Imajte na umu da je Excel grafikon kreiran na ovaj način vrlo blizak pravom Ganttogramu, a zadržava sve pogodnosti Excel grafikona:

Gantogram u Excelu promijenit će veličinu kada se zadaci dodaju ili uklone.
Promijenite datum početka zadatka (Start date) ili njegovo trajanje (Duration), a raspored će odmah automatski prikazati učinjene promjene.
Gantogram izrađen u Excelu može se spremiti kao slika ili pretvoriti u HTML format i objaviti na Internetu.

SAVJET:

Prilagodite izgled svog gantograma promjenom opcija ispune, obruba, sjena, pa čak i korištenjem 3D efekata. Sve te opcije dostupne su u dijaloškom okviru. Format serije podataka (Format niza podataka). Da biste pozvali ovaj prozor, kliknite desnom tipkom miša na traku grafikona u području za crtanje grafikona i kliknite u kontekstnom izborniku Format serije podataka (Format niza podataka).
Ako je stvoreni stil dizajna ugodan oku, tada se takav gantogram može spremiti u Excel kao predložak i koristiti u budućnosti. Da biste to učinili, kliknite na dijagram, otvorite karticu Konstruktor (Dizajn) i pritisnite Spremi kao predložak (Spremi kao predložak).

Preuzmite uzorak gantograma

Predložak gantograma u Excelu

Kao što vidite, izrada jednostavnog gantograma u Excelu uopće nije teška. Ali što ako je potreban složeniji gantogram, u kojem sjenčanje zadatka ovisi o postotku njegove dovršenosti, a prekretnice projekta označene su okomitim crtama? Naravno, ako ste jedno od onih rijetkih i tajanstvenih stvorenja koje s poštovanjem zovemo Excel Guru, onda možete pokušati sami napraviti takav dijagram.

Međutim, bit će brže i jednostavnije koristiti unaprijed napravljene predloške Gantograma u Excelu. U nastavku je kratak pregled nekoliko predložaka gantograma za upravljanje projektima za različite verzije programa Microsoft Excel.

Predložak gantograma Microsoft Excel 2013

Ovaj predložak gantograma za Excel zove se Planer projekta (Ganttov projektni planer). Osmišljen je za praćenje napretka projekta u odnosu na različite metrike kao što su Planirani početak (Plan Početak) i stvarni početak (stvarni početak), Planirano trajanje (Trajanje plana) i Stvarno trajanje (stvarno trajanje), kao i Postotak dovršeno (Postotak dovršenosti).

U programu Excel 2013 ovaj je predložak dostupan na kartici file (Datoteka) u prozoru stvoriti (Novi). Ako u ovom odjeljku nema predloška, možete ga preuzeti s Microsoftovog web mjesta. Za korištenje ovog predloška nije potrebno dodatno znanje – kliknite na njega i počnite.

Online predložak grafikona Ganta

Smartsheet.com nudi interaktivni mrežni alat za izgradnju gantograma. Ovaj predložak gantograma jednako je jednostavan i spreman za korištenje kao i prethodni. Usluga nudi 30-dnevnu besplatnu probnu verziju, stoga se slobodno prijavite sa svojim Google računom i odmah počnite stvarati svoj prvi gantogram.

Proces je vrlo jednostavan: u tablicu s lijeve strane unesite detalje svog projekta, a kako se tablica popunjava, s desne strane se kreira gantogram.

Predlošci gantograma za Excel, Google tablice i OpenOffice Calc

Na vertex42.com možete pronaći besplatne predloške gantograma za Excel 2003, 2007, 2010 i 2013 koji će također raditi s OpenOffice Calc i Google Sheets. S ovim predlošcima možete raditi kao što biste radili s bilo kojom običnom Excel proračunskom tablicom. Samo unesite datum početka i trajanje za svaki zadatak i unesite postotak izvršenja u stupac % dovršeno. Za promjenu datumskog raspona prikazanog u području gantograma, pomaknite klizač na traci za pomicanje.

I konačno, još jedan predložak gantograma u Excelu za vaše razmatranje.

Predložak gantograma voditelja projekta

Još jedan besplatni predložak gantograma nudi se na professionalexcel.com i zove se "Gantogram voditelja projekta". U ovom predlošku moguće je odabrati prikaz (dnevni ili standardni tjedni), ovisno o trajanju praćenih zadataka.

Nadam se da će barem jedan od predloženih predložaka gantograma odgovarati vašim potrebama. Ako ne, na Internetu možete pronaći veliki izbor različitih predložaka Ganttovih dijagrama.

Sada kada znate glavne značajke gantograma, možete ga nastaviti učiti i naučiti kako izraditi vlastite složene gantograme u Excelu kako biste iznenadili svog šefa i sve svoje kolege 🙂