Grupiranje i razgrupiranje podataka u Excelu. Korak po korak upute s fotografijom

Sada je informacijsko doba. Količina podataka koju ljudi svakodnevno moraju obrađivati ​​sve više raste. To se odnosi na sva moguća područja života, pa tako i na poslu. Sada postoji sve više područja ljudske djelatnosti u kojima postoji akutna potreba za sposobnošću brze obrade velikih količina informacija.

Jedna od značajki programa Excel koja vam to omogućuje je grupiranje. Činjenica je da strukturiranje informacija pomaže u radu ne sa svim dostupnim podacima, već samo s malim dijelovima. Ako spakirate istu vrstu informacija u jedan blok, onda je lakše i za računalo i za samog čovjeka. Gotovo da nema područja u kojem strukturiranje informacija ne bi bilo traženo:

1. Obrada podataka o prodaji. Skladišta redovito primaju ogromne serije najrazličitije robe različite cijene, težine, dobavljača, imena i tako dalje. Strukturiranje podataka olakšava navigaciju u svom tom nizu informacija.
2. Studije. Kvaliteta obrazovanja i samoobrazovanja usko je povezana s tim koliko su informacije dobro strukturirane. Dakle, ako pravilno grupirate podatke iste vrste jedan pored drugog, lakše ćete obavljati ne samo praktične zadatke vezane uz statistiku, na primjer, nego i teoretske zadatke, organizirati domaće zadaće i tako dalje.
3. Računovodstveno izvješće. Računovođe se redovito moraju baviti brojevima od kojih svaki ima veze s drugim brojevima. A kako bi bilo prikladnije raditi s velikim brojem vrijednosti uXNUMXbuXNUMXpovezanih jedna s drugom i informacijama različite vrste, vrlo je prikladno koristiti grupiranje podataka.

Također, funkcija grupiranja podataka omogućuje vam skrivanje zastarjelih informacija. Pogledajmo kako radi i kako ga možete koristiti.

Kako postaviti parametre funkcije

Da biste radili s grupiranjem podataka, prvo ga morate konfigurirati. Da biste to učinili, idite na karticu "Podaci" i tamo pronađite opciju "Struktura". Zatim će se pojaviti skočna ploča u kojoj trebate pronaći gumb u donjem desnom kutu.

Nakon toga će se pojaviti prozor u kojem je potrebno označiti odgovarajuće kvadratiće i pritisnuti tipku OK. Ove postavke kontroliraju kako će podaci biti prikazani.

Važno: u praksi, mnogi ljudi smatraju da je prilično nezgodno prikazati ukupne iznose ispod podataka. Stoga ovaj okvir možete ostaviti neoznačenim. Također se preporučuje označiti okvir "Automatski stilovi".

Nakon dovršetka ovih koraka možete odmah početi grupirati podatke.

Kako grupirati podatke po redovima

Sada shvatimo što treba učiniti za grupiranje redaka u praksi.

1. Napravite novi redak iznad ili ispod onih koje želimo grupirati. Sve ovisi o tome koji je način prikaza rezultata odabran u prethodnoj fazi.
2. Sljedeći korak je stvaranje naslova tablice u gornjoj lijevoj ćeliji dodanog retka. To će biti naziv grupe u koju će se spojiti ćelije koje su zajedničke na određenoj osnovi.
3. Odaberite sve ćelije u području ispod novostvorenog reda ili iznad njega (ovisno o tome što smo napravili u prvom koraku). Nakon toga tražimo gumb "Struktura" na kartici podataka i tamo nalazimo opciju "Grupa". Važno je ne kliknuti na strelicu ili naziv naredbe u skočnom panelu, već na ikonu.

Ako i dalje kliknete na strelicu prema dolje, pojavit će se dodatni izbornik u kojem možete odabrati ili funkciju grupiranja ili kreirati strukturu. U ovoj fazi nas prvenstveno zanima grupiranje.

Nakon toga odabiremo glavnu značajku po kojoj će se izvršiti grupiranje. To mogu biti redovi ili stupci. Ako ništa ne promijenite, tada je prva stavka odabrana prema zadanim postavkama. Nakon što smo se uvjerili da su postavke postavljene kako treba, moramo potvrditi naše radnje pritiskom na gumb OK. Budući da grupiramo po retku, ne trebamo ništa mijenjati, samo još jednom provjeriti.

Važno: ako, prije početka grupiranja objekata, ne odaberete ćeliju, već cijele stupce ili retke na koordinatnoj ploči, tada se ovaj dijaloški okvir neće pojaviti. Program će sam shvatiti što treba učiniti.

Činjenicu da su linije grupirane možemo razumjeti po znaku minus na koordinatnoj ploči. To nam govori da su podaci otkriveni. Sada ih možemo sakriti klikom na ovu ikonu ili klikom na gumb 1 malo iznad (označava stupanj grupiranja).

Vidimo da su linije skrivene, a znak minus je promijenjen u plus. Da biste otvorili željenu liniju, možete kliknuti na nju, a zatim će program to učiniti sam. Ako trebate proširiti sve linije, tada morate kliknuti gumb "2", koji se u ovom slučaju nalazi na vrhu koordinatne ploče.

Kako grupirati stupce

Za grupiranje stupaca, algoritam radnji je približno isti:

1. Ovisno o tome koje opcije smo odabrali u postavkama, trebamo umetnuti novi stupac lijevo ili desno od područja koje ćemo grupirati.
2. Zapisujemo naziv grupe u najgornju ćeliju stupca koji se pojavi.
3. Odaberemo sve stupce koje trebamo grupirati (samo ostavite onaj koji smo dodali u prvoj fazi), a zatim kliknite gumb "Grupiraj" na isti način kao gore opisani algoritam.
4. Sada moramo kliknuti na stavku "Stupci" u malom prozoru i kliknuti na gumb "OK".
5. Sretno.

Bilješke. Baš kao kod grupiranja redaka, ako odaberemo cijele stupce u vodoravnoj koordinatnoj traci, nećemo dobiti mali dijaloški okvir.

Kako napraviti višerazinsko grupiranje

Excel je funkcionalan program, ali njegove mogućnosti ne završavaju grupiranjem na jednoj razini, kao što je opisano u gornjim primjerima. Također postoji mogućnost grupiranja stanica na nekoliko razina. To se radi na sljedeći način:

1. Za početak, glavna grupa se stvara na gore opisani način. Tada će mu se dodati podgrupe.
2. Nakon toga uvjeravamo se da je glavna grupa otvorena. U njemu također izvodimo gore opisane radnje. Konkretni koraci ovise o tome radi li osoba s redovima ili stupcima.
3. Kao rezultat, mogu se stvoriti grupe od nekoliko razina.

Upute za razgrupiranje podataka

Može doći do situacije kada prethodno stvorena grupa ili podskupina više nije potrebna. Za to postoji posebna funkcija - "Razgrupiranje". Da biste ga implementirali, morate slijediti sljedeće korake:

1. Odaberite elemente koji su dio grupe.
2. Otvorite karticu "Podaci".
3. Tamo nalazimo grupu "Struktura", otvorimo je strelicom ispod.
4. Tamo kliknite na gumb "Razgrupiraj". Vrlo je važno kliknuti na ikonu, a ne na natpis.

Zatim biramo što točno želimo razgrupirati. Stavku koja je prikladna odabiremo ovisno o tome što smo prethodno grupirali. Nakon dovršetka radnje pritisnite tipku OK.

Pažnja! Ako je prije toga napravljeno grupiranje na više razina ili je stvoreno nekoliko različitih grupa, tada ih treba reformirati zasebno.

Ovdje također dobivamo takav rezultat.

Ovo je opći algoritam za razgrupiranje ćelija, ali kao i u svakom poslu, postoje mnoge nijanse. Pogledajmo ih detaljnije.

Kako razgrupirati listove

Možda će s vremena na vrijeme biti potrebno razgrupirati listove. Da biste to učinili, morate izvršiti sljedeći niz radnji:

1. Za početak, nalazimo one listove koji su grupirani. Ako su listovi unaprijed grupirani, bit će prikazani u istoj boji ili će naslov biti podebljan.
2. Nakon toga potrebno je desnom tipkom miša kliknuti na jedan od listova iz grupe, a potom u kontekstnom izborniku kliknuti na gumb “Razgrupiraj listove”. Sada će biti razgrupirani i sve promjene će se na njima vršiti neovisno o ostalima.

Drugi način za razgrupiranje listova je pomoću tipke Shift, a zatim klikom na aktivni list u grupi koju želite razgrupirati. Odnosno, potrebno je definirati grupu čije je razgrupiranje potrebno, zatim kliknuti na jednu od kartica, a zatim kliknuti na nju držeći pritisnutu tipku Shift.

Nakon što su promjene napravljene, sada možete grupirati neke od listova. Da biste to učinili, pritisnite tipku Ctrl ili Cmd (prva je za računala s operativnim sustavom Windows, a druga za Apple tehnologiju) i držeći tipku naizmjenično kliknite na listove koje želite spojiti u grupu. Nakon toga, program će učiniti sve za korisnika.

Kako razgrupirati ručno grupirane podatke

Prije razgrupiranja ćelija prvo morate razumjeti kako su grupirane: ručno ili automatski. Ručno grupiranje smatra se gore opisanom metodom. Automatsko generiranje grupa je kada se kreiraju pomoću određenih funkcija. Na primjer, nakon generiranja međuzbrojeva. Činjenica da je ova prilika iskorištena može se razumjeti iz retka “Međurezultati”.

Ako su podaci bili grupirani kroz istoimenu funkciju Excel, onda da biste je raspustili, morate biti sigurni da je grupa raspoređena. Ako ne, tada trebate kliknuti na gumb + na bočnoj traci s lijeve strane. Činjenicu da je grupa raspoređena, možemo suditi po gumbu - na istom mjestu. Kada proširimo grupu, počinjemo vidjeti i skrivene retke i grupe. Nakon toga pomoću tipkovnice ili lijeve tipke miša odaberite sve ćelije u grupi, a zatim - prema gore opisanom algoritmu.

Malo ljudi zna da postoji još jedan način za razdruživanje ručno grupiranih ćelija - pomoću tipki prečaca.

Da biste to učinili, prvo morate odabrati one stupce koji su grupirani, a zatim pritisnuti Alt + Shift + tipke sa strelicama lijevo. Ako se rad izvodi na računalu upravljanom pod Mac OS-om, tada morate koristiti kombinaciju tipki Command + Shift + J.

Kako razgrupirati podatke grupirane automatski

Ako se kao rezultat provjere koja je provedena u prethodnom odlomku pokazalo da su podaci automatski grupirani, onda je sve nešto kompliciranije, jer standardna funkcija ungroup u ovom slučaju neće raditi. Radnje ovise o tome što je točno izvršilo grupiranje podataka. Ako je ovo funkcija "Međuzbrojevi", tada je redoslijed radnji sljedeći:

1. Istu karticu s podacima otvaramo na glavnoj ploči (ili vrpci, kako se često naziva).
2. Nakon što kliknemo na gumb “Subtotals” (što je upravo ono što trebamo učiniti kao drugi korak), imat ćemo prozor. Sam gumb nalazi se u istom odjeljku – Struktura. Nakon toga pojavit će se prozor u kojem trebamo kliknuti gumb "Izbriši sve". Može se pronaći u donjem lijevom kutu prozora ili negdje drugdje (ovisno o verziji sustava Office i određenom programu za proračunske tablice).

Pažnja! Ova metoda uklanja ne samo grupu, već i međuzbrojeve. Stoga, ako ih trebate zadržati, bolje je kopirati elemente grupe na drugi list i koristiti ih kao negrupirane.

Jaka preporuka za sve operacije s tablicom za grupiranje ili razgrupiranje podataka. Prije nego što to učinite, morate napraviti kopiju izvorne tablice. U tom slučaju možete vratiti originalni prikaz dokumenta ako nešto ne ide po planu.

Dakle, Excel ima vrlo široku funkcionalnost za strukturiranje podataka. Naravno, neće moći učiniti sve za osobu, ali vam omogućuje da praktičnije organizirate rad sa strukturiranim podacima. Ostalo će morati učiniti osoba. Međutim, ovo je vrlo funkcionalan alat koji će biti vrlo koristan za one koji moraju raditi s velikim količinama numeričkih i tekstualnih informacija.