Pretvorite CSV u Excel kao tablicu

Sadržaj baza podataka obično se ekstrahira kao .csv datoteka. Međutim, to je samo tekstualna datoteka, ne baš čitljiva. Da biste radili sa sadržajem baze podataka, potrebno ga je predstaviti u drugom formatu - često su Excel listovi najprikladniji. O tome koje metode postoje za to, koja je bolja i koje pogreške postoje prilikom prijenosa podataka, raspravljat ćemo u ovom članku.

Kako pretvoriti CSV u Excel format

Postoje različiti načini na koje se CSV dokument preuzet iz baze podataka može prenijeti u Excel. Raspravljat ćemo o tri od njih:

1. Izravno otvaranje u Excelu.
2. Otvaranje putem Windows Explorera.
3. Uvezi dokument s promjenom formata.

Otvaranje CSV dokumenta u Excelu

Excel može otvoriti .csv dokumente izravno bez pretvorbe. Format se ne mijenja nakon otvaranja na ovaj način, ekstenzija .csv se sprema – iako se ekstenzija može promijeniti nakon uređivanja.

1. Pokrenite Excel, kliknite na "file“, onda”Otvoren”.
2. U prozoru koji se pojavi odaberite opciju “Tekstualne datotekes proširenog popisa.

3. Pronađite dokument koji vam je potreban i dvaput kliknite na njega.

.csv dokumenti otvaraju se u Excelu odmah, bez dodatnih manipulacija. Ali .txt datoteke će zahtijevati konverziju - pojavit će se prozor "Čarobnjaci za uvoz teksta”.

Postoje slučajevi kada je bolje ne otvoriti dokument izravno, već nazvati Majstorski. Ovaj pristup je opravdan u sljedećim slučajevima:

• znak za razdvajanje koji se koristi u dokumentu nije standardan ili postoji nekoliko njegovih varijanti;
• dokument sadrži datume u različitim formatima;
• pretvarate brojeve koji počinju nulama i želite ih takvima i zadržati;
• prije prijenosa podataka, želite vidjeti kako će izgledati krajnji rezultat;
• općenito želite više prenosivosti.

Majstorski pokrenut će se ako ekstenziju dokumenta promijenite u .txt. Također možete započeti uvoz datoteke na drugačiji način, o čemu će biti riječi kasnije, nakon opisa drugog načina otvaranja.

Ako napravite promjene u dokumentu nakon što ga otvorite, Excel će od vas zatražiti da ga spremite kao .xls (ili .xlsx) jer će se u suprotnom dio oblikovanja izgubiti. Tada će uvijek postojati prilika za promjenu formata, međutim, drugi dio sadržaja može biti izgubljen - nule mogu nestati na početku brojeva, neki od zapisa mogu promijeniti svoj izgled.

Otvaranje CSV dokumenta kroz Windows Explorer

Ovaj put se bitno ne razlikuje od prethodnog. Da biste otvorili dokument, samo dvaput kliknite na njega u Windows Exploreru.

Prije otvaranja provjerite stoji li uz naziv dokumenta ikona za program Excel, a ne neki drugi – to znači da je odabran Excel kao program koji treba otvarati takve datoteke. U protivnom će se otvoriti neki drugi program. Možete ga promijeniti u Excel ovako:

1. Pozovite kontekstni izbornik desnim klikom na bilo koju .csv datoteku i primijenite Otvori pomoću... > Odaberite program.
2. odabrati Excel (stolno računalo) of Preporučeni programi, označite ga kao program koji bi se uvijek trebao koristiti za takve datoteke (označite kućicu ispod) i zatvorite prozor pritiskom na OK.

Uvezi CSV u Excel

Također je moguće otvoreni dokument pretvoriti u Excel radnu knjigu. Format će se promijeniti u .xls za starije verzije programa Excel (2000, 2003) i .xlsx za sve ostale. Sav sadržaj bit će prikazan na jednom listu.

1. Kliknite na ćeliju na listu gdje treba započeti uvoz. Ovo je obično prva ćelija u tablici, A1. Polazeći od njega, ispunit će se onoliko redaka koliko ima otvorene datoteke i onoliko stupaca koliko ima vrijednosti u svakom stupcu.
2. U kartici "Podaci" u grupi"Dohvaćanje vanjskih podataka” Odaberi "Iz teksta”.

3. U prozoru koji se pojavi pronađite željeni dokument i dvaput kliknite na njega (možete koristiti i gumb uvoz na dnu prozora).

4. Zatim morate slijediti upute korak po korak otvorene Čarobnjaci za uvoz teksta.

Slika ispod prikazuje izvorni dokument i očekivani rezultat. Kako bi nakon uvoza sve izgledalo upravo ovako, potrebno je primijeniti razne postavke o kojima će biti riječi kasnije.

Korak 1. Čarobnjak će od vas tražiti da odaberete vrstu datoteke – kao što pretpostavljate, bit će “sa separatorima" (na engleskom - razgraničen), i linija od koje će započeti prijenos sadržaja - najvjerojatnije, morate početi s uvjeti 1ako ne želite prenijeti samo dio sadržaja. Prozor ispod prikazat će prve retke iz odabranog dokumenta.

Korak 2. Sada morate razumjeti koji se koristi separator (može ih biti više od jednog) u datoteci i navedite ovaj znak u Masters. Ima opcije za odabir standardnih graničnika, ali ako se u dokumentu koristi netipičan znak, možete odabrati drugo i unesite željeni znak. U datoteci korištenoj za demonstraciju, graničnici su − Zarez и Tabulator. Zarezi odvajaju ćelije s karakteristikama proizvoda, kao što su serijski broj i broj prodanih primjeraka, a kartice odvajaju jedan proizvod od drugog – informacije o svakom moraju započeti u novom retku.

Također je potrebno definirati i precizirati razdjelnik teksta. Ovo je znak koji se nalazi prije i iza svakog dijela teksta koji se mora nalaziti u jednoj ćeliji. Zahvaljujući razdjelniku, svaki takav segment percipira se kao zasebna vrijednost, čak i ako unutar njega postoje znakovi odabrani za razdvajanje vrijednosti. U našem dokumentu svaka je vrijednost uokvirena navodnicima – dakle, čak i ako sadrži zarez (na primjer, "početak, zatim nastavak"), sav će se njezin tekst smjestiti u jednu ćeliju, a ne u dvije uzastopne.

Korak 3. Ovdje je dovoljno pogledati pregled i, ako ne pokaže neprihvatljive nedostatke, kliknuti završiti. Može se dogoditi da neke od vrijednosti neće biti odvojene jednim separatorom, već s nekoliko, kao rezultat toga će se između njih pojaviti ćelije bez vrijednosti. Kako biste spriječili da se to dogodi, odaberite potvrdni okvir Tretirajte uzastopne graničnike kao jedan.

5. Odaberite odredišni put (to može biti novi list ili postojeći list) i kliknite OKda biste dovršili proces uvoza.

Također možete kliknuti Materijali — postoje i druge mogućnosti. Na primjer, možete oblikovati sadržaj, prilagoditi označavanje i način ažuriranja informacija.

Ponekad je rezultat pretvorbe daleko od očekivanog. O tome kako se ovaj rezultat može promijeniti bit će riječi u sljedećem odjeljku članka.

Problemi tijekom pretvorbe i njihova rješenja

Za sve vrijeme postojanja CSV formata nitko se nije potrudio službeno ga dokumentirati. Stoga, iako se pretpostavlja da se za odvajanje vrijednosti trebaju koristiti zarezi, zapravo različite baze podataka koriste različite razdjelnike – točku i zarez, tabulatore i druge.

Razdjelnici teksta također mogu varirati – najčešće su to navodnici ili oznaka redoslijeda bajtova. Možda uopće neće postojati razdjelnici – tada se znak koji se koristi kao razdjelnik uvijek percipira kao takav (tada to obično nije zarez – prečesto se koristi u tekstu – već drugi, rjeđi znak).

Nestandardne datoteke se možda neće ispravno otvoriti – da bi se prikazale kako bi trebale, morate promijeniti postavke računala ili programa za otvaranje. Pogledajmo koje poteškoće postoje i koja rješenja za njih postoje.

Datoteka se ne otvara ispravno

Dokaz. Cjelokupni sadržaj dokumenta nalazi se u prvom stupcu.

Izazvati. Dokument kao graničnik koristi znak koji nije označen kao takav u postavkama računala ili je rezerviran za drugu funkciju. Na primjer, zarez može biti rezerviran za odvajanje decimalnih dijelova broja i stoga ne može odvajati vrijednosti u datoteci.

rješenja. Postoje različiti načini rješavanja ovog problema:

1. Promijenite znak za razdvajanje u samom dokumentu. Otvorite ga u Notepadu ili nekom sličnom editoru, te u početni redak (prazan, svi podaci trebaju biti u redovima ispod) upišite sljedeći tekst:

• za promjenu razdjelnika u zarez: rujna
• za promjenu u točku i zarez: ruj=;

Još jedan lik napisan nakon ruj = u početnom retku, također će postati graničnik.

2. Znak razdjelnika koji se koristi u datoteci također se može odrediti u samom Excelu. U verzijama 2016, 2013 ili 2010, za to morate otvoriti karticu Datum i odaberite "Tekst po stupcima” u grupi"Rad s podacima”.

Ovo će otvoriti prozor "Čarobnjaci za distribuciju teksta u stupce”. Tamo, od predloženih formata podataka, trebate odabrati one sa separatorima. Zatim morate pritisnuti Sljedeći i, nakon odabira razdjelnika, završiti.

3. Za automatsko otvaranje dokumenta pomoću Čarobnjak za uvoz, a ne samo u Excel listu, proširenje se može promijeniti iz .csv u .txt. NA Masters moguće je navesti bilo koji znak kao razdjelnik – kako to učiniti, objašnjeno je u članku ranije.
4. Koristite VBA. Možete koristiti npr. – prikladan je za Excel 2000 ili 2003. Kod se može promijeniti tako da bude prikladan za druge verzije.

Gore prikazana rješenja dizajnirana su za pojedinačne dokumente čije se postavke razlikuju od uobičajenih. Ovi nizovi radnji morat će se primijeniti za svaku datoteku koja se ne otvara ispravno. Ako se većina dokumenata ne otvara pravilno, možda je najbolje rješenje promijeniti postavke računala – o tome se govori u petom rješenju.

5. Promijenite razdjelnik i decimalnu točku u postavkama računala

В Control Panel, poziva se gumbom početni plan, Izaberi "Dodatne mogućnosti” sa liste"Regionalni standardi”. Nakon klika pojavit će se prozorPostavka formata” – u njemu možete odabrati "Razdjelnik popisa” te razdjelnik cijelog i razlomljenog dijela broja. Ako datoteke zahtijevaju zarez kao razdjelnik, prvo postavite točku kao decimalnu točku. Može se ispostaviti da je i obrnuto – kao znak za razdvajanje treba vam točka-zarez. Tada za razlomke možete ostaviti bilo koji znak, to neće izazvati sukob.

Kada su sve postavke dovršene, kliknite OK na oba od dva otvorena prozora – zatvorit će se i promjene će biti spremljene. Imajte na umu da sada rade za sve programe na računalu.

Uklonite vodeće nule

Potpisati. Neke od vrijednosti u izvornom dokumentu su brojevi koji počinju nulama koje nisu odvojene znakom razlomka (na primjer, šifre i kodovi s fiksnim brojem znamenki, prijave i lozinke, očitanja mjerača i instrumenata). U Excelu nule na početku takvih brojeva nestaju. Ako uredite datoteku i zatim je spremite kao Excel radnu knjigu, u ovoj radnoj knjizi više nećete moći pronaći gdje su bili ti brojevi s nulama.

Izazvati. Excel ima zasebne formate za tekst i brojeve. U tekstualnim datotekama nema takvog odvajanja i stoga Excel svim vrijednostima dodjeljuje opći format. To znači da se tekst prikazuje kao tekst, a brojevi bez abecede kao brojevi koji ne mogu započeti nulama.

Riješenje. Promijenite ekstenziju u .txt kako biste omogućili čarobnjaka za uvoz kada otvorite dokument. Kada dođete do 3. koraka, promijenite format stupaca s brojevima koji počinju nulama u tekst.

Neke od vrijednosti izgledaju kao datumi

Potpisati. Datumi prikazuju vrijednosti koje su izvorno običan tekst ili brojevi.

Izazvati. Opći format uključuje pretvaranje vrijednosti u datume koji nalikuju onima za Excel. Ako CSV dokument sadrži jednu vrijednost poput svibnja12, tada će se u Excel listu prikazati kao datum.

Riješenje. Slično kao u prethodnom slučaju. Promijenite nastavak u .txt, u Masters promijeniti format vrijednosti pretvorenih u datume u tekst.

Ako, naprotiv, želite prikazati sadržaj određenog stupca kao datume, postavite format za to podaci. Postoji nekoliko vrsta formata datuma, pa odaberite onaj koji vam je potreban s popisa.

Kako uvesti više CSV datoteka u Excel

Excel može otvoriti više CSV datoteka odjednom.

1. tisak Datoteka> Otvori i odaberite opciju Tekstualne datoteke s padajućeg popisa u nastavku.
2. Za odabir više datoteka jednu pored druge, prvo odaberite prvu, a zatim kliknite smjena i kliknite na posljednju. Osim odabranih datoteka, bit će odabrane sve datoteke između.
3. Kliknite Otvoren.

Nedostatak ove metode je što će se svaka odabrana datoteka zasebno otvoriti u Excelu. Prelazak s jednog dokumenta na drugi može povećati vremenske troškove. Međutim, tada je moguće kopirati sadržaj svih njih u listove u istoj radnoj knjizi.

Objašnjenje je bilo dugo, međutim, sada ćete moći otvoriti bilo koju CSV datoteku u Excelu bez većih poteškoća. Ako vam se nešto čini neshvatljivim na prvi pogled, samo slijedite navedene korake i sve će vam biti jasno.