Uvjetno oblikovanje u Excelu – detaljno s primjerima

Ako trebate vizualno predstaviti informacije, vrlo je zgodno to učiniti pomoću uvjetnog oblikovanja. Korisnik koji koristi ovu uslugu štedi ogromnu količinu energije i vremena. Za dobivanje potrebnih informacija dovoljan je brzi pregled datoteke.

Kako napraviti uvjetno oblikovanje u Excelu

Možete pronaći "Uvjetno oblikovanje" na prvoj kartici vrpce tako da odete u odjeljak "Stilovi". 

Zatim okom trebate pronaći ikonu strelice malo udesno, pomaknuti kursor na nju. Zatim će se otvoriti postavke u kojima možete fleksibilno konfigurirati sve potrebne parametre. 

Zatim trebate odabrati odgovarajući operator za usporedbu željene varijable s brojem. Postoje četiri operatora za usporedbu – veće od, manje od, jednako i između. Navedeni su u izborniku pravila. 

Zatim smo naveli niz brojeva u rasponu A1:A11.

Oblikujmo odgovarajući skup podataka. Zatim otvaramo izbornik postavki "Uvjetno oblikovanje" i postavljamo tražene kriterije odabira podataka. U našem slučaju, na primjer, odabrat ćemo kriterij "Više". 

Otvorit će se prozor sa skupom opcija. U lijevom dijelu prozora nalazi se polje u koje je potrebno navesti broj 15. U desnom dijelu je naznačen način označavanja informacije, pod uvjetom da zadovoljava prethodno navedeni kriterij. Rezultat će se odmah prikazati.

Zatim dovršite konfiguraciju tipkom OK.

Čemu služi uvjetno oblikovanje?

U određenoj mjeri možemo reći da je to alat nakon čijeg učenja rad s Excelom više nikada neće biti isti. To je zato što čini život mnogo lakšim. Umjesto da svaki put ručno postavljate oblikovanje ćelije koja odgovara određenom uvjetu, a također pokušavate sami provjeriti usklađenost s ovim kriterijem, samo trebate jednom postaviti postavke, a onda će Excel sve učiniti sam.

Na primjer, možete učiniti da sve ćelije koje sadrže broj veći od 100 postanu crvene. Ili odredite koliko je dana ostalo do sljedeće uplate, a zatim zelenom bojom obojite ona polja u kojima rok još nije dovoljno daleko. 

Uzmimo primjer.

Ova tablica prikazuje inventar koji je na skladištu. Ima stupce. kao proizvod, prosječna prodaja (mjerena u jedinicama tjedno), zaliha i koliko je tjedana ovog proizvoda ostalo.

Nadalje, zadatak voditelja nabave je odrediti one pozicije čije je popunjavanje potrebno. Za to je potrebno pogledati četvrti stupac slijeva u kojem se bilježe zalihe robe po tjednima.

Pretpostavimo da je kriterij za određivanje razloga za paniku inventura manja od 3 tjedna. To znači da moramo pripremiti narudžbu. Ako je zaliha robe manja od dva tjedna, to znači da je potrebno hitno naručiti. Ako tablica sadrži ogroman broj pozicija, tada je ručna provjera koliko je tjedana preostalo prilično problematična. Čak i ako koristite pretraživanje. A sada da vidimo kako izgleda tablica koja crvenom bojom ističe deficitarne proizvode.

I doista, puno je lakše snalaziti se. 

Istina, ovaj primjer je edukativan, koji je donekle pojednostavljen u odnosu na stvarnu sliku. A spremljene sekunde i minute uz redovitu upotrebu takvih tablica pretvaraju se u sate. Sada je dovoljno samo pogledati tablicu da biste shvatili koja roba nedostaje, a ne trošiti sate analizirajući svaku ćeliju (ako takvih robnih artikala ima na tisuće).

Ako postoji "žuta" roba, onda je morate početi kupovati. Ako je odgovarajući položaj crven, tada to trebate učiniti odmah. 

Prema vrijednosti druge ćelije

Sada pogledajmo sljedeći praktični primjer.

Pretpostavimo da imamo takvu tablicu i suočeni smo sa zadatkom označavanja redaka koji sadrže određene vrijednosti. 

Dakle, ako se projekt još uvijek izvodi (odnosno, još nije dovršen, stoga je označen slovom "P"), tada moramo njegovu pozadinu učiniti crvenom. Završeni projekti označeni su zelenom bojom.

Naš redoslijed radnji u ovoj situaciji bit će sljedeći:

1. Odaberite raspon vrijednosti. 
2. Kliknite na gumb "Uvjetno oblikovanje" - "Stvori pravilo".
3. Imajte na umu da u našem slučaju morate primijeniti formulu u obliku pravila. Zatim koristimo funkciju IFza označavanje odgovarajućih linija. 

Zatim ispunite retke kao što je prikazano na ovoj slici.

Važno! Nizovi moraju biti referirani apsolutno. Ako se pozivamo na ćeliju, onda je u ovom slučaju miješana (s fiksacijom stupca).

Slično, pravilo se stvara za one radne projekte koji do danas nisu dovršeni. 

Ovako izgledaju naši kriteriji.

I konačno, kao rezultat imamo takvu bazu podataka.

Višestruki uvjeti

Radi jasnoće, uzmimo raspon A1:A11 iz tablice da pokažemo kako, u stvarnom praktičnom primjeru, možete koristiti nekoliko uvjeta za određivanje oblikovanja ćelije.

Sami uvjeti su sljedeći: ako broj u ćeliji prelazi vrijednost 6, tada je označen crvenom bojom. Ako je zelena, onda je boja zelena. I na kraju, najveći brojevi, više od 20, bit će označeni žutom bojom. 

Postoji nekoliko načina kako se uvjetno oblikovanje provodi prema nekoliko pravila.

1. Metoda 1. Odaberemo naš raspon, nakon čega u izborniku postavki uvjetnog oblikovanja odaberite takvo pravilo odabira ćelije kao "Više". Lijevo je upisan broj 6, a desno je postavljeno formatiranje. U našem slučaju ispuna bi trebala biti crvena. Nakon toga, ciklus se ponavlja dva puta, ali su drugi parametri već postavljeni – više od 10 i zelena boja odnosno više od 20 i žuta boja. Dobit ćete takav rezultat.
   

   

2. Metoda 2. Idite na glavni izbornik postavki programa Excel "Uvjetno oblikovanje". Tamo nalazimo izbornik "Stvori pravilo" i lijevom tipkom miša kliknite ovu stavku.
   

   

    Nakon toga, Dalje, odaberite stavku "Koristi formulu ..." (označeno na slici crvenim okvirom) i postavite prvi uvjet. Nakon toga kliknite na OK. Zatim se ciklus ponavlja za sljedeće uvjete na isti način kao što je gore opisano, ali se koristi formula.

   

Važno je to uzeti u obzir. U našem primjeru, neke ćelije odgovaraju nekoliko kriterija odjednom. Excel rješava ovaj sukob na sljedeći način: prvo se primjenjuje pravilo navedeno iznad. 

Evo i snimke zaslona za bolje razumijevanje.

Na primjer, imamo broj 24. On ispunjava sva tri uvjeta istovremeno. U ovom slučaju bit će ispuna koja zadovoljava prvi uvjet, unatoč činjenici da više spada pod treći. Dakle, ako je važno da brojevi iznad 20 budu ispunjeni žutom bojom, treći uvjet mora biti stavljen na prvo mjesto. 

Uvjetno oblikovanje datuma

Pogledajmo sada kako uvjetno oblikovanje radi s datumima. Imamo tako cool asortiman.

U tom slučaju trebate postaviti pravilo uvjetnog oblikovanja kao što je "Datum".

Nakon toga otvara se dijaloški okvir s cijelim nizom uvjeta. S njima se možete detaljno upoznati na ovoj snimci zaslona (navedeni su na lijevoj strani ekrana u obliku popisa).

Samo trebamo odabrati odgovarajući i kliknuti na gumb "OK".

Vidimo da su oni datumi koji se odnose na zadnji tjedan u vrijeme kada je ovaj raspon nacrtan bili označeni crvenom bojom. 

Korištenje formula

Skup standardnih pravila uvjetnog oblikovanja prilično je velik. Ali situacije su različite, a standardni popis možda neće biti dovoljan. U tom slučaju možete izraditi vlastito pravilo oblikovanja pomoću formule. 

Da biste to učinili, kliknite gumb "Stvori pravilo" u izborniku uvjetnog oblikovanja, a zatim odaberite stavku prikazanu na snimci zaslona.

Redovi (po vrijednosti ćelije)

Pretpostavimo da trebamo istaknuti redak koji sadrži ćeliju s određenom vrijednošću. U ovom slučaju moramo izvršiti isti niz radnji kao gore, ali za nizove. Odnosno, možete odabrati na koji se raspon treba primijeniti uvjetno oblikovanje. 

Kako stvoriti pravilo

Da biste stvorili pravilo, morate koristiti odgovarajuću opciju u odjeljku "Uvjetno oblikovanje". Pogledajmo određeni slijed radnji. 

Prvo morate pronaći stavku "Uvjetno oblikovanje" na vrpci na kartici "Početna". Prepoznaje se po karakterističnim raznobojnim ćelijama različitih veličina uz koje je slika s prekriženim znakom jednakosti. 

Postoji gumb "Stvori pravilo". Također možete kliknuti gumb “Manage rules” nakon čega će se otvoriti dijaloški okvir u kojem također možete kreirati pravilo klikom na odgovarajući gumb u gornjem lijevom kutu. 

U ovom prozoru također možete vidjeti ona pravila koja su već primijenjena.

Pravila odabira ćelija

U redu, toliko pričamo o tome kako stvoriti pravila, ali što je to? Pravilo odabira ćelija odnosi se na značajke koje program uzima u obzir kako bi odlučio kako formatirati ćelije koje im odgovaraju. Na primjer, uvjeti mogu biti veći od određenog broja, manji od određenog broja, formula i tako dalje. Ima ih čitav niz. Možete se upoznati s njima i vježbati njihovu upotrebu "u pješčaniku". 

Oblikovanje svih ćelija na temelju njihovih vrijednosti

Osoba može samostalno postaviti raspon: cijeli redak, cijeli dokument ili jednu ćeliju. Program se može fokusirati samo na vrijednost jedne ćelije. Ovo dodaje fleksibilnost procesu. 

Formatirajte samo jedinstvene ili duplicirane ćelije

Postoji velik broj pravila izravno povezanih s programom. Možete se upoznati s njima u izborniku "Uvjetno oblikovanje". Konkretno, kako bi se oblikovanje primijenilo isključivo na duplicirane vrijednosti ili samo na jedinstvene, postoji posebna opcija - "Duplicirane vrijednosti".

Ako odaberete ovu stavku, otvara se prozor s postavkama, gdje možete odabrati i suprotnu opciju – odabrati samo jedinstvene vrijednosti. 

Formatirajte vrijednosti u rasponu ispod i iznad prosjeka

Za formatiranje vrijednosti ispod ili iznad prosjeka postoji i posebna opcija u istom izborniku. Ali morate odabrati još jedan podizbornik - "Pravila za odabir prve i zadnje vrijednosti". 

Formatiranje samo prve i zadnje vrijednosti

U istom podizborniku moguće je istaknuti samo prvu i zadnju vrijednost posebnom bojom, fontom i drugim metodama oblikovanja. Prema standardu, postoji mogućnost odabira prvih i zadnjih deset elemenata, kao i 10% od ukupnog broja ćelija uključenih u ovaj raspon. Ali korisnik može samostalno odrediti koliko ćelija treba odabrati.

Formatiranje samo ćelija s određenim sadržajem

Da biste oblikovali samo ćelije s određenim sadržajem, morate odabrati pravilo oblikovanja Jednako ili Tekst sadrži. Razlika između njih je u tome što u prvom slučaju niz mora u potpunosti odgovarati kriteriju, au drugom samo djelomično. 

Kao što vidite, uvjetno oblikovanje je višenamjenska značajka programa Excel koja daje veliki broj prednosti osobi koja ga je savladala. Znamo da na prvi pogled sve ovo može izgledati komplicirano. No, zapravo, ruke se dignu čim se pojavi da crvenim bojama istakne određeni dio teksta (ili ga na bilo koji drugi način formatira), po sadržaju ili po nekom drugom kriteriju. Ova je funkcija uključena u osnovni skup znanja o Excelu, bez nje je čak i amaterski rad s proračunskim tablicama i bazama podataka nemoguć.