Uspoređivanje 2 datoteke u Excelu radi razlika

Svaki se korisnik može susresti sa situacijom u kojoj treba usporediti dvije tablice. Pa, u krajnjem slučaju, svatko mora usporediti dva stupca. Da, naravno, rad s Excel datotekama vrlo je zgodan i ugodan. Nažalost, ovo nije usporedba. Naravno, moguće je vizualno sortiranje male tablice, ali kada broj ćelija ide u tisuće, morate koristiti dodatne analitičke alate.

Nažalost, još se nije otvorio čarobni štapić koji vam omogućuje automatsku usporedbu svih informacija jednim klikom. Stoga morate raditi, naime, prikupiti podatke, odrediti potrebne formule i izvršiti druge radnje koje vam omogućuju da barem malo automatizirate usporedbe.

Mnogo je takvih akcija. Pogledajmo neke od njih.

Koja je svrha usporedbe Excel datoteka?

Može postojati veliki broj razloga zašto se uspoređuje nekoliko Excel datoteka. Svaki se korisnik prije ili kasnije susreće s takvom potrebom, a on nema takvih pitanja. Na primjer, možda biste željeli usporediti podatke iz dvaju izvješća za različita tromjesečja kako biste vidjeli jesu li financijski podaci porasli ili pali.

Ili, alternativno, nastavnik treba vidjeti koji su studenti izbačeni sa sveučilišta uspoređujući sastav studentske grupe prošle i ove godine.

Takvih situacija može biti ogroman broj. No, prijeđimo na praksu, jer je tema dosta složena.

Svi načini za usporedbu 2 tablice u Excelu

Iako je tema složena, laka je. Da, nemojte se iznenaditi. Složen je jer se sastoji od mnogo dijelova. Ali ove dijelove je lako razumjeti i izvesti. Pogledajmo kako možete usporediti dvije Excel proračunske tablice, izravno u praksi.

Formula jednakosti i test lažno-točno

Počnimo, naravno, s najjednostavnijom metodom. Ova metoda usporedbe dokumenata je moguća, i to u prilično širokom rasponu. Možete usporediti ne samo tekstualne vrijednosti, već i numeričke. I uzmimo mali primjer. Recimo da imamo dva raspona s ćelijama formata brojeva. Da biste to učinili, jednostavno napišite formulu jednakosti =C2=E2. Ako se pokaže da su jednaki, u ćeliju će biti upisano "ISTINA". Ako se razlikuju, onda je FALSE. Nakon toga ovu formulu trebate prenijeti na cijeli raspon pomoću markera za automatsko dovršavanje.

Sada je razlika vidljiva golim okom.

Isticanje različitih vrijednosti

Također možete istaknuti posebnom bojom vrijednosti koje se razlikuju jedna od druge. Ovo je također prilično jednostavan zadatak. Ako vam je dovoljno pronaći razlike između dva raspona vrijednosti ili cijelih tablica, trebate otići na karticu "Početna" i tamo odabrati stavku "Pronađi i označi". Prije nego što ga kliknete, svakako označite skup ćelija koje pohranjuju informacije za usporedbu. 

U izborniku koji se pojavi kliknite na izbornik "Odaberi grupu ćelija ...". Zatim će se otvoriti prozor u kojem trebamo odabrati razlike po linijama kao kriterij.

Usporedba 2 tablice pomoću uvjetnog oblikovanja

Uvjetno oblikovanje vrlo je praktična i, što je još važnije, funkcionalna metoda koja vam omogućuje odabir boje koja će istaknuti drugu ili istu vrijednost. Ovu opciju možete pronaći na kartici Početna. Tamo možete pronaći gumb s odgovarajućim nazivom i na popisu koji se pojavi odaberite "Upravljanje pravilima". Pojavit će se upravitelj pravila u kojem trebamo odabrati izbornik "Stvori pravilo".

Dalje, s popisa kriterija trebamo odabrati onaj gdje piše da trebamo pomoću formule odrediti ćelije koje će biti oblikovane na poseban način. U opisu pravila potrebno je navesti formulu. U našem slučaju to je =$C2<>$E2, nakon čega svoje radnje potvrđujemo pritiskom na gumb “Format”. Nakon toga postavljamo izgled ćelije i kroz poseban mini-prozor s uzorkom vidimo hoće li nam se svidjeti. 

Ako sve odgovara, kliknite gumb "U redu" i potvrdite radnje.

U Upravitelju pravila uvjetnog oblikovanja korisnik može pronaći sva pravila oblikovanja koja su na snazi ​​u ovom dokumentu. 

Funkcija COUNTIF + pravila za usporedbu tablica

Sve metode koje smo ranije opisali prikladne su za one formate čiji je format isti. Ako tablice nisu prethodno poredane, tada je najbolja metoda usporediti dvije tablice pomoću funkcije COUNTIF i pravila. 

Zamislimo da imamo dva raspona s malo različitim informacijama. Suočeni smo sa zadatkom da ih usporedimo i shvatimo koja je vrijednost različita. Prvo ga morate odabrati u prvom rasponu i otići na karticu "Početna". Tamo nalazimo prethodno poznatu stavku "Uvjetno oblikovanje". Mi stvaramo pravilo i postavljamo pravilo da koristi formulu. 

U ovom primjeru, formula je kao što je prikazano na ovoj snimci zaslona.

Nakon toga postavljamo format kako je gore opisano. Ova funkcija analizira vrijednost sadržanu u ćeliji C1 i gleda raspon naveden u formuli. Odgovara drugom stupcu. Moramo uzeti ovo pravilo i kopirati ga na cijeli raspon. Ura, sve ćelije s vrijednostima koje se ne ponavljaju su označene.

Funkcija VLOOKUP za usporedbu 2 tablice

U ovoj metodi razmotrit ćemo funkciju VPR, koji provjerava ima li podudaranja u dvije tablice. Da biste to učinili, morate unijeti formulu prikazanu na slici ispod i prenijeti je na cijeli raspon koji se koristi za usporedbu.

Ova funkcija ponavlja svaku vrijednost i vidi ima li duplikata iz prvog stupca u drugi. Pa, nakon izvođenja svih operacija, ova vrijednost je zapisana u ćeliju. Ako ga nema, tada dobivamo grešku #N/A, što je sasvim dovoljno da automatski shvatimo koja vrijednost neće odgovarati.

IF funkcija

Logička funkcija AKO – ovo je još jedan dobar način za usporedbu dva raspona. Glavna značajka ove metode je da možete koristiti samo dio niza koji se uspoređuje, a ne cijelu tablicu. Ovo štedi resurse i za računalo i za korisnika.

Uzmimo mali primjer. Imamo dva stupca – A i B. Moramo međusobno usporediti neke podatke u njima. Da bismo to učinili, moramo pripremiti još jedan servisni stupac C, u kojem je napisana sljedeća formula.

Korištenje formule koja koristi funkcije IF, AKO POGREŠKA и EKSPONIRANIJI možete iterirati po svim željenim elementima stupca A, a zatim u stupcu B. Ako je pronađen u stupcima B i A, vraća se u odgovarajuću ćeliju.

VBA makro

Makro je najsloženija, ali i najnaprednija metoda usporedbe dviju tablica. neke opcije usporedbe općenito nisu moguće bez VBA skripti. Omogućuju vam automatizaciju procesa i uštedu vremena. Sve potrebne operacije za pripremu podataka, ako su jednom programirane, nastavit će se izvoditi.

Na temelju problema koji treba riješiti, možete napisati bilo koji program koji uspoređuje podatke bez intervencije korisnika.

Kako usporediti datoteke u Excelu

Ako je korisnik sebi postavio zadatak (dobro, ili mu je dan) usporediti dvije datoteke, onda se to može učiniti na dvije metode odjednom. Prvi koristi specijaliziranu funkciju. Da biste implementirali ovu metodu, slijedite upute:

1. Otvorite datoteke koje želite usporediti.
2. Otvorite karticu "Prikaz" - "Prozor" - "Prikaz jedan pored drugog".

Nakon toga će se otvoriti dvije datoteke u jednom Excel dokumentu.

Isto se može učiniti s uobičajenim Windows alatima. Najprije morate otvoriti dvije datoteke u različitim prozorima. Nakon toga uzmite jedan prozor i povucite ga na sasvim lijevu stranu ekrana. Nakon toga otvorite drugi prozor i povucite ga na sasvim desnu stranu. Nakon toga, dva prozora će biti jedan pored drugog. 

Uvjetno oblikovanje za usporedbu 2 excel datoteke

Vrlo često usporedba dokumenata znači njihovo prikazivanje jednog pored drugog. Ali u nekim slučajevima moguće je automatizirati ovaj proces pomoću uvjetnog oblikovanja. Njime možete provjeriti postoje li razlike među listovima. To vam omogućuje uštedu vremena koje se može koristiti u druge svrhe.

Prvo moramo prenijeti uspoređene listove u jedan dokument. 

Da biste to učinili, trebate desnom tipkom miša kliknuti odgovarajući list, a zatim u skočnom izborniku kliknuti gumb "Premjesti ili kopiraj". Zatim će se pojaviti dijaloški okvir u kojem korisnik može odabrati dokument u koji treba umetnuti ovaj list.

Zatim trebate odabrati sve željene ćelije kako biste prikazali sve razlike. Najlakši način da to učinite je klikom na gornju lijevu ćeliju, a zatim pritiskom na kombinaciju tipki Ctrl + Shift + End.

Nakon toga idite na prozor uvjetnog oblikovanja i izradite novo pravilo. Kao kriterij koristimo formulu prikladnu za određeni slučaj, zatim postavljamo format.

Pažnja: moraju biti naznačene adrese ćelija koje se nalaze na drugom listu. To se može učiniti putem izbornika za unos formule.

Usporedba podataka u Excelu na različitim listovima

Pretpostavimo da imamo popis zaposlenika na kojem su navedene i njihove plaće. Ovaj popis ažurira se svaki mjesec. Ovaj popis se kopira na novi list.

Pretpostavimo da trebamo usporediti plaće. U tom slučaju možete koristiti tablice s različitih listova kao podatke. Koristit ćemo uvjetno oblikovanje kako bismo istaknuli razlike. Sve je jednostavno.

S uvjetnim oblikovanjem možete napraviti učinkovite usporedbe čak i ako su imena zaposlenika drugačijim redoslijedom.

Kako usporediti 2 lista u Excel proračunskoj tablici

Usporedba informacija smještenih na dva lista provodi se pomoću funkcije EKSPONIRANIJI. Kao njegov prvi parametar postoji par vrijednosti koje trebate potražiti na listu koji je odgovoran za sljedeći mjesec. Jednostavno rečeno, ožujak. Gledani raspon možemo označiti kao skup ćelija koje su dio imenovanih raspona, kombiniranih u parove.

Tako možete usporediti nizove prema dva kriterija - prezime i plaća. Pa, ili bilo koji drugi, definiran od strane korisnika. Za sva podudaranja koja se mogu pronaći u ćeliju u koju se upisuje formula upisuje se broj. Za Excel će ova vrijednost uvijek biti istinita. Stoga, kako bi se oblikovanje primijenilo na one ćelije koje su bile različite, trebate zamijeniti ovu vrijednost s LAGANJE, pomoću funkcije =NE().

Alat za usporedbu proračunskih tablica

Excel ima poseban alat koji vam omogućuje usporedbu proračunskih tablica i automatsko označavanje promjena. 

Važno je napomenuti da je ovaj alat dostupan samo onim korisnicima koji su kupili uredske pakete Professional Plus.

Možete ga otvoriti izravno s kartice "Početna" odabirom stavke "Usporedi datoteke".

Nakon toga će se pojaviti dijaloški okvir u kojem trebate odabrati drugu verziju knjige. Također možete unijeti internetsku adresu na kojoj se nalazi ova knjiga.

Nakon što smo odabrali dvije verzije dokumenta, svoje radnje trebamo potvrditi tipkom OK.

U nekim slučajevima može se generirati pogreška. Ako se pojavi, to može značiti da je datoteka zaštićena lozinkom. Nakon što kliknete OK, od vas će se tražiti da ga unesete. 

Alat za usporedbu izgleda kao dvije Excel proračunske tablice jedna pored druge unutar istog prozora. Ovisno o tome jesu li informacije dodane, uklonjene ili je došlo do promjene formule (kao i drugih vrsta radnji), promjene su označene različitim bojama. 

Kako interpretirati rezultate usporedbe

Vrlo je jednostavno: različite vrste razlika označene su različitim bojama. Oblikovanje se može proširiti i na ispunu ćelije i na sam tekst. Dakle, ako su podaci uneseni u ćeliju, ispuna je zelena. Ako nešto postane nejasno, sama usluga ima simbole koji pokazuju koja je vrsta promjene označena kojom bojom.