Automatsko dovršavanje ćelija u Excelu. Kako funkcionira automatsko dovršavanje – sve opcije

Postoje mnoge korisne značajke koje vam olakšavaju rad u Excelu. Često rad s tablicama i ručni unos velike količine podataka zahtijeva vrijeme i trud. Kako bi pojednostavili ovaj zadatak, programeri programa Excel uveli su funkciju "Autocomplete Cells". Uz njegovu pomoć možete automatizirati proces unosa podataka u tablice i osigurati da sustav automatski zamjenjuje potrebne podatke te ubrzati proces rada i složenih izračuna.

Kako funkcionira automatsko dovršavanje

Ako trebate automatski popuniti ćelije tijekom rada, trebate koristiti Marker za popunjavanje. Za korištenje ove funkcije slijedite sljedeći algoritam:

• Odaberite željenu ćeliju (koja će pokrenuti automatsko dovršavanje) i pomaknite kursor u njen donji desni kut.

• Pričekajte da se pojavi crni znak plus (ovo je "oznaka za popunjavanje"). Držite lijevu tipku miša na njemu i povucite ga prema dolje (ili gore, desno ili lijevo – ovisno u kojem smjeru želite ispuniti).

• Povucite znak plus do ćelije koja će biti zadnja za automatsko dovršavanje i otpustite tipku miša.

Automatsko popunjavanje ćelija s "Oznakom za popunjavanje" razlikuje se ovisno o podacima. U našem primjeru postoji tekst koji je kopiran u druge ćelije. Ako zamijenite brojeve umjesto teksta i odaberete "Pokreni proces" - sve će ćelije biti numerirane redom.

Automatsko popunjavanje brojevima

Koristeći metodu "Marker" za popunjavanje tablice brojevima, možete automatski postići postavljanje uzastopnih brojeva u željene ćelije. Upotrijebimo ovu funkciju na primjeru brojeva od 1 do 25. Umjesto ručnog postavljanja 25 znamenki, koristite sljedeću metodu:

• U prvu ćeliju unesite broj 1 i kliknite na križić u donjem desnom kutu ćelije te ga povucite prema dolje do retka 25.

• Otpustite tipku miša. Nakon popunjavanja broj 1 se automatski postavlja u sve ćelije. Desno od ćelije pojavila se ikona, kliknite na nju i s padajućeg popisa odaberite "Ispuni".

• Na ovaj jednostavan način možete brzo ispuniti ćelije u Excelu brojevima koji su vam potrebni, što može uštedjeti puno vremena.

Korištenje funkcije "Ispuni".

Za korištenje "Automatskog popunjavanja" također možete pribjeći posebnoj funkciji "Popunjavanje". Da biste to učinili, slijedite sljedeće upute:

• Unesite podatke koji su vam potrebni u određenu ćeliju i odaberite područje ćelija koje vam je potrebno držeći lijevu tipku miša.

• Na kartici Početna idite na grupu alata i odaberite Uređivanje. Pritisnite gumb sa strelicom prema dolje (ovo je alat za ispunu).

• Stoga je također moguće koristiti automatsko dovršavanje u Excel tablicama, ovo je alternativni način onome koji je ranije naznačen.

Automatsko dovršavanje ćelija s formulama/funkcijama

Ako ste napredniji korisnik, možete koristiti drugu, također uobičajenu opciju za automatski unos i sređivanje podataka. Ova vam opcija omogućuje ispunjavanje ćelija formulama. U ovom slučaju uzimaju se u obzir relativne i apsolutne veze koje se nalaze u određenoj ćeliji.

Na primjer, imate vlastitu trgovinu ili ste angažirani računovođa. Suočeni ste sa zadatkom izračunati prihod za određene proizvode, dok imate trošak svakog artikla i njihovu prodaju. Ukupni iznos možete izračunati na sljedeći način:

• Unesite sljedeću kombinaciju u traku formule =B2*C2 (umnožak cijene i broja prodanih jedinica).

• Nakon unosa formule pritisnite Enter. Rezultat množenja pojavio se u polju "Prihod". Sada, u donjem desnom kutu ove ćelije, lijevom tipkom miša držite križ i povucite ga prema dolje do svih potrebnih linija.

• Tablica ima rezultat automatskog dovršavanja za sve ćelije, a možete vidjeti ukupni prihod za svaku poziciju.

• Ako kliknete na proizvoljnu ćeliju, bit će jasno da je program automatski umetnuo točnu formulu za svaki proizvod zasebno.

Obratiti pažnju! Sve formule u Excelu moraju započeti znakom jednakosti; bez njega formula postaje samo tekst bez ikakvih daljnjih radnji.

Automatsko popunjavanje u Excelu s popisa podataka

Kada radite s unosom velikog broja podataka, često postaje potrebno unijeti ne samo brojeve ili dane, već i druge podatke koji nisu u standardnim popisima. Na primjer, trebate unijeti imena nekoliko desetaka gradova određenim redoslijedom, nazive raznih dobara ili imena.

• Za automatski unos takvih podataka, prvo morate napraviti popis s imenima gradova (ili drugim podacima) redoslijedom koji vam je potreban. Da biste to učinili, idite na karticu "Datoteka", zatim na odjeljak "Opcije", odatle idite na karticu "Napredno" i odaberite odjeljak "Općenito", kliknite "Uredi popise".

• Vidite već izrađene liste, ovo je standardni skup, koji nije uvijek dovoljan za produktivan rad.

• Ako vam ništa ne odgovara, stvorite vlastito. U polje “Stavke popisa” možete ručno unijeti podatke koji su vam potrebni za novi popis (u primjeru imena gradova). Ako ima puno podataka, prvo napravite poseban list u Excelu s tim podacima i kopirajte poveznicu na kreirani list s podacima, a zatim ga zalijepite u polje “Uvoz”.

• Pritisnite OK. Vaš popis je izrađen i spremljen. Povratak na radni list. Sada možete brzo ispuniti ćelije s traženim podacima s novog popisa.

Automatsko popunjavanje datuma pomoću miša

Ako trebate proširiti popis datuma, koristite sljedeći savjet:

• Unesite datum koji želite u ćeliju.
• Kliknite na ćeliju.
• U donjem desnom kutu držite pritisnutu lijevu tipku miša i povucite u željenom smjeru za željeni broj ćelija. Vidjet ćete popis sa strane, odaberite opciju "Ispuni" u njemu.

• Ako trebate zakazati plaćanja koja dolaze 15. i zadnjeg u mjesecu, odaberite ćeliju s brojevima 15 i 31 i povucite je prema dolje.

Istovremeno, broj 15 ostaje nepromijenjen, a broj 31 automatski se mijenja ovisno o broju dana u svakom pojedinom mjesecu.

Korištenje progresije

Ako nemate vremena ili želje za ručnim prijenosom sadržaja ćelija, za to možete koristiti posebnu funkciju - progresiju. Da biste ga koristili, slijedite upute u nastavku:

• Odaberite ćeliju koja vam je potrebna (na primjer, uzmite ćeliju s brojem 9).
• Idite na karticu "Početna".
• Kliknite na ikonu "Fill" (ikona strelice prema dolje).
• S padajućeg popisa odaberite opciju "Napredak".

• Možete prilagoditi: mjesto ispune, vrstu progresije, povećanje za nove brojeve i maksimalnu vrijednost.

• Na primjer, navest ćemo broj 15 kao graničnu vrijednost. Pritisnite OK.

• Nakon što ste izvršili sve gore navedene manipulacije, dobit ćete sljedeći rezultat:

Ostale vrste automatskog dovršavanja

Excel je praktičan i koristan program koji vam omogućuje redoslijed ispunjavanja ne samo brojeva, već i drugih sličnih podataka. Algoritam radnji je isti kao što je gore opisano.

Upisivanje datuma

• Unesite željeni datum u ćeliju i pomaknite "oznaku za popunjavanje" u željenom smjeru - dolje, gore, lijevo ili desno (na primjer, pomaknite je udesno).

• Datumi u tablici automatski se upisuju u red.

• Isti rezultat dobiva se korištenjem opcije "Fill" umjesto korištenja markera.

Važno! Format ćelija može se mijenjati ovisno o našim ciljevima.

Koristeći iste funkcije, možete automatski unijeti dane u tjednu ili mjesece u željene ćelije.

Izradite vlastite popise

Ako se tijekom rada pokazalo da u programu nema opcije koja vam je potrebna za automatsko popunjavanje podataka, možete sami kreirati onu koja vam odgovara. Za to slijedite upute u nastavku:

• Idite na izbornik "Datoteka".

• S popisa odaberite Opcije.

• Otvorene su vam sve dostupne opcije. Idite na karticu "Napredno", a zatim na grupu "Općenito". Odaberite opciju Uredi popise.

• Prikazuju vam se sve postojeće standardne liste. Odaberite opciju “Novi popis” i počnite unositi podatke koji su vam potrebni u polje “Stavke popisa”. Kada su sve vrijednosti unesene, kliknite "Dodaj".

• Popis koji ste izradili sada će se prikazati na popisu standardnih popisa i bit će spreman za upotrebu. Izađite iz izbornika Opcije.

• U željenu ćeliju unesite bilo koju riječ s novostvorenog popisa i upotrijebite funkciju Fill Marker.

Dakle, dobivate ćelije ispunjene lokacijom vrijednosti na popisu koji ste stvorili. Popunjavanje se vrši ciklički – nakon zadnje riječi s popisa, reproducira se ponovno, počevši od prve riječi.

Kako numerirati redove u Excelu

Da biste numerirali retke u Excelu, slijedite ove savjete:

• Unesite broj 1 u bilo koju ćeliju.
• Odaberite raspon ćelija koji vam je potreban (koristite Marker za popunjavanje i istovremeno držite pritisnutu tipku Ctrl).

Na isti način možete numerirati stupce u Excel tablici.

Kako postaviti popis neparnih ili parnih brojeva

• U ćeliju D3 unesite vrijednost – na primjer 1, a u ćeliju D4 – 3.
• Odaberite ćelije D3 i D4.
• Pomaknite kursor miša preko kvadrata u donjem desnom kutu odabranih ćelija i povucite klizač držeći pritisnutu tipku Ctrl do ćelije D12.

• Dobivate popis neparnih brojeva.

Razlike u verziji programa Excel

Sve gore navedene upute odnose se na novije verzije Excela – 2007, 2010, 2013, 2016. U paketu iz 2003. značajka "Napredak" nalazi se u drugom odjeljku kartice "Izbornik". Ostatak gore navedenog principa rada prikladan je za Excel 2003. Za prilagođavanje popunjavanja ćelija u programu Microsoft Office Excel 2003 pomoću Progresije, slijedite ove upute:

• Odaberite ćeliju koju želite s brojem.
• Idite na karticu "Uredi".
• S padajućeg popisa odaberite opciju "Ispuni" i "Napredak".

• Zatim ćete vidjeti prozor identičan novijim verzijama programa. Sljedeći koraci su isti kao i prethodno opisani.

Zaključak

Iako se svladavanje alata AutoFill Cells može činiti kompliciranim i dugotrajnim, uvijek je važno znati ga koristiti, a vrijeme utrošeno na svladavanje ove mogućnosti u potpunosti će se isplatiti u budućem radu. Ova funkcija pomaže optimizirati proces unosa iste vrste podataka, čineći to umjesto vas, što štedi puno vremena.

Pomoću ovog alata možete automatski unijeti različite podatke – od standardnih (datumi, brojevi, dani u tjednu) do nestandardnih (izradom vlastitih popisa). Broj popisa koje možete izraditi je neograničen – možete ih napraviti koliko god želite. Svi kreirani popisi se spremaju i postaju dostupni za daljnji rad, po potrebi se mogu izbrisati.