Rad s tablicama u Excelu

Excel mnogi smatraju programom za proračunske tablice. Stoga se pitanje kako stvoriti i raditi s tablicama na prvi pogled može činiti čudnim. Ali malo ljudi zna koja je glavna razlika između Excela i proračunskih tablica. Osim toga, ova komponenta paketa Microsoft Office nije uvijek interakcija s proračunskim tablicama. Štoviše, glavni zadatak Excela je obrada informacija koje se mogu prikazati u različitim oblicima. Također u obliku tablice.

Ili se može pojaviti situacija kada je potrebno odabrati zaseban raspon za tablicu i formatirati ga u skladu s tim. Općenito, postoji ogroman broj mogućnosti za korištenje tablica, pa ih pogledajmo detaljnije.

Koncept pametnih tablica

Još uvijek postoji razlika između Excel tablice i pametne proračunske tablice. Prvi je jednostavno područje koje sadrži određeni broj stanica. Neki od njih mogu biti ispunjeni određenim informacijama, dok su drugi prazni. Ali s tehničkog gledišta između njih nema temeljne razlike.

Ali proračunska tablica u Excelu bitno je drugačiji koncept. Nije ograničen na niz podataka, ima svoja svojstva, naziv, određenu strukturu i ogroman broj prednosti.

Stoga možete odabrati zaseban naziv za Excel tablicu - "Pametna tablica" ili Pametna tablica.

Napravite pametnu tablicu

Pretpostavimo da smo stvorili raspon podataka s informacijama o prodaji.

Još nije stol. Da biste raspon pretvorili u njega, trebate ga odabrati i pronaći karticu "Umetni" i tamo pronaći gumb "Tablica" u istoimenom bloku.

Pojavit će se mali prozor. U njemu možete prilagoditi skup ćelija koje želite pretvoriti u tablicu. Osim toga, morate navesti da prvi redak sadrži naslove stupaca. Također možete upotrijebiti tipkovnički prečac Ctrl + T da biste otvorili isti dijaloški okvir.

U principu, u većini slučajeva ne treba ništa mijenjati. Nakon što je akcija potvrđena pritiskom na tipku “OK”, prethodno odabrani raspon će odmah postati tablica.

Prije izravnog postavljanja njegovih svojstava, morate razumjeti kako sam program vidi tablicu. Nakon toga će puno toga postati jasno.

Razumijevanje strukture Excel tablice

Sve tablice imaju određeni naziv prikazan na posebnoj kartici Dizajn. Prikazuje se odmah nakon odabira bilo koje ćelije. Prema zadanim postavkama, naziv ima oblik "Tablica 1" ili "Tablica 2", odnosno.

Ako trebate imati nekoliko tablica u jednom dokumentu, preporučuje se da im date takva imena kako biste kasnije mogli razumjeti koje su informacije gdje sadržane. U budućnosti će interakcija s njima postati puno lakša, kako za vas tako i za ljude koji gledaju vaš dokument.

Osim toga, imenovane tablice mogu se koristiti u Power Queryju ili nizu drugih dodataka.

Nazovimo našu tablicu “Izvješće”. Ime se može vidjeti u prozoru koji se naziva upravitelj imena. Da biste ga otvorili, morate ići sljedećom stazom: Formule – Definirana imena – Upravitelj imena.

Također je moguće ručno unijeti formulu, gdje možete vidjeti i naziv tablice.

Ali najzabavnije je to što Excel može istovremeno vidjeti tablicu u nekoliko odjeljaka: u cijelosti, kao iu pojedinačnim stupcima, naslovima, zbrojevima. Tada će linkovi izgledati ovako.

Općenito se takve konstrukcije daju samo radi točnije orijentacije. Ali nema potrebe da ih pamtite. Automatski se prikazuju u opisima alata koji se pojavljuju nakon odabira Tablica i kako će se otvoriti uglate zagrade. Da biste ih umetnuli, prvo morate omogućiti engleski izgled.

Željenu opciju možete pronaći pomoću tipke Tab. Ne zaboravite zatvoriti sve zagrade koje se nalaze u formuli. Kvadrati ovdje nisu iznimka. 

Ako želite zbrojiti sadržaj cijelog stupca s prodajom, morate napisati sljedeću formulu:

=SUM(D2:D8)

Nakon toga će se automatski pretvoriti u =SUM(Izvješće[Prodaja]). Jednostavnim riječima, poveznica će voditi do određenog stupca. Zgodno, slažete se?

Dakle, svaki grafikon, formula, raspon, gdje će se pametna tablica koristiti za uzimanje podataka iz nje, automatski će koristiti ažurirane informacije.

Sada razgovarajmo detaljnije o tome koje tablice mogu imati svojstva.

Excel tablice: Svojstva

Svaka kreirana tablica može imati više naslova stupaca. Prvi redak raspona tada služi kao izvor podataka.

Osim toga, ako je tablica prevelika, prilikom pomicanja prema dolje, umjesto slova koja označavaju odgovarajuće stupce, prikazuju se nazivi stupaca. Ovo će se svidjeti korisniku, jer neće biti potrebno ručno popravljati područja.

Također uključuje autofilter. Ali ako vam ne treba, uvijek ga možete isključiti u postavkama.

Također, sve vrijednosti koje su zapisane neposredno ispod zadnje ćelije stupca tablice same su joj pridružene. Stoga se mogu pronaći izravno u bilo kojem objektu koji u svom radu koristi podatke iz prvog stupca tablice.

Istovremeno se nove ćelije formatiraju za dizajn tablice iu njih se automatski upisuju sve formule specifične za ovaj stupac. Jednostavnim riječima, da biste povećali veličinu tablice i proširili je, samo unesite točne podatke. Sve ostalo će dodati program. Isto vrijedi i za nove stupce.

Ako se formula unese u barem jednu ćeliju, automatski se širi na cijeli stupac. To jest, ne morate ručno ispunjavati ćelije, sve će se dogoditi automatski, kao što je prikazano na ovoj animiranoj snimci zaslona.

Sve ove karakteristike su dobre. Ali stol možete sami prilagoditi i proširiti njegovu funkcionalnost.

Postavljanje stola

Prvo morate otvoriti karticu "Dizajner", gdje se nalaze parametri tablice. Možete ih prilagoditi dodavanjem ili brisanjem određenih potvrdnih okvira koji se nalaze u grupi "Opcije stila tablice".

Predviđene su sljedeće opcije:

1. Dodajte ili uklonite redak zaglavlja.
2. Dodajte ili uklonite redak s ukupnim zbrojevima.
3. Neka se linije izmjenjuju.
4. Istaknite ekstremne stupce podebljanim slovima.
5. Omogućuje ili onemogućuje ispune prugastim linijama.
6. Onemogući automatski filtar.

Također možete postaviti drugačiji format. To se može učiniti pomoću opcija koje se nalaze u grupi Stilovi tablice. U početku se format razlikuje od gornjeg, ali u tom slučaju uvijek možete prilagoditi izgled koji želite.

Također možete pronaći grupu "Alati", gdje možete stvoriti zaokretnu tablicu, izbrisati kopije i pretvoriti tablicu u standardni raspon.

Ali najzabavnija značajka je stvaranje kriški.

Isječak je vrsta filtra koji se prikazuje u zasebnom grafičkom elementu. Da biste ga umetnuli, morate kliknuti na istoimeni gumb "Insert Slicer", a zatim odabrati stupce koje želite ostaviti.

To je to, sada se pojavljuje ploča koja navodi sve jedinstvene vrijednosti sadržane u ćelijama ovog stupca.

Za filtriranje tablice morate odabrati kategoriju koja je trenutno najzanimljivija.

Pomoću rezača moguće je odabrati više kategorija. Da biste to učinili, prije početka odabira morate pritisnuti tipku Ctrl ili kliknuti na gumb u gornjem desnom kutu lijevo od uklanjanja filtra.

Da biste postavili parametre izravno na vrpci, možete koristiti karticu istog naziva. Uz njegovu pomoć moguće je uređivati ​​različita svojstva odrezaka: izgled, veličinu gumba, količinu i tako dalje.

Ključna ograničenja pametnih tablica

Unatoč činjenici da Excel proračunske tablice imaju mnoge prednosti, korisnik će se ipak morati pomiriti s nekim nedostacima:

1. Pogledi ne rade. Jednostavnim riječima, ne postoji način da zapamtite određene parametre lista.
2. Ne možete dijeliti knjigu s drugom osobom.
3. Nije moguće umetnuti međuzbrojeve.
4. Ne možete koristiti formule polja.
5. Ne postoji način za spajanje ćelija. Ali to se ne preporučuje.

No, prednosti je puno više nego nedostataka, pa ti nedostaci neće biti previše uočljivi.

Primjeri pametnih tablica

Sada je vrijeme da razgovaramo o situacijama u kojima su potrebne pametne Excel proračunske tablice i koje se radnje mogu poduzeti a koje nisu moguće sa standardnim rasponom.

Pretpostavimo da imamo tablicu koja prikazuje novčane primitke od kupnje majica. U prvom stupcu nalaze se imena članova grupe, au ostalim – koliko je majica prodano i koje su veličine. Iskoristimo ovu tablicu kao primjer da vidimo koje se sve moguće radnje mogu poduzeti, a koje su nemoguće u slučaju redovnog raspona.

Ukratko s Excel funkcionalnošću

Na gornjoj snimci zaslona možete vidjeti našu tablicu. Najprije rezimiramo sve veličine majica pojedinačno. Ako koristite raspon podataka za postizanje ovog cilja, morat ćete ručno unijeti sve formule. Ako napravite tablicu, tada ovaj opterećujući teret više neće postojati. Dovoljno je samo uključiti jednu stavku, nakon čega će se redak s ukupnim iznosima sam generirati.

Zatim desnom tipkom miša kliknite bilo koje mjesto. Pojavljuje se skočni izbornik sa stavkom "Tablica". Ima opciju "total row", koju trebate omogućiti. Može se dodati i preko konstruktora.

Nadalje, redak s ukupnim iznosima pojavljuje se na dnu tablice. Ako otvorite padajući izbornik, tamo možete vidjeti sljedeće postavke:

1. Prosječni.
2. Iznos.
3. Maksimum.
4. odstupanje odstupanja.

I mnogo više. Za pristup funkcijama koje nisu uključene u gornji popis potrebno je kliknuti na stavku “Ostale funkcije”. Ovdje je zgodno da se raspon automatski određuje. Odabrali smo funkciju IZNOS, jer u našem slučaju moramo znati koliko je majica ukupno prodano.

Automatsko umetanje formula

Excel je stvarno pametan program. Korisnik možda niti ne zna da ona pokušava predvidjeti njegove sljedeće radnje. Dodali smo stupac na kraj tablice kako bismo analizirali rezultate prodaje za svakog od kupaca. Nakon umetanja formule u prvi red, ona se odmah kopira u sve ostale ćelije, a zatim cijeli stupac postaje ispunjen vrijednostima koje su nam potrebne. Udobno?

funkcija sortiranja

Mnogi ljudi koriste kontekstni izbornik za korištenje ove ili one funkcije. Tu su gotovo sve radnje koje je u većini slučajeva potrebno izvršiti. Ako koristite pametne tablice, tada se funkcionalnost još više proširuje.

Na primjer, moramo provjeriti tko je već prenio pretplatu. Da biste to učinili, morate sortirati podatke prema prvom stupcu. Oblikujmo tekst na način da se može razumjeti tko je već izvršio uplatu, tko nije, a tko nije priložio potrebne dokumente za to. Prvi će biti označen zelenom bojom, drugi crvenom, a treći plavom bojom. I pretpostavimo da smo suočeni sa zadatkom da ih grupiramo zajedno. 

Štoviše, Excel može učiniti sve za vas. 

Najprije morate kliknuti na padajući izbornik koji se nalazi blizu naslova stupca "Ime" i kliknuti na stavku "Poređaj po boji" i odabrati crvenu boju fonta.

Sve, sada su informacije o tome tko je izvršio uplatu jasno prikazane. 

Filtracija

Također je moguće prilagoditi prikaz i skrivanje pojedinih podataka u tablici. Na primjer, ako želite prikazati samo one osobe koje nisu platile, možete filtrirati podatke prema ovoj boji. Moguće je i filtriranje po drugim parametrima.

Zaključci

Dakle, pametne proračunske tablice u Excelu poslužit će vam kao izvrsni pomagači u rješavanju svih problema s kojima se jednostavno morate suočiti.