Kako podijeliti excel datoteku u isto vrijeme

U procesu rada na Excel dokumentu, često postaje potrebno da se nekoliko ljudi poveže s njim odjednom. I vrlo često se njihov broj može izračunati u nekoliko desetaka. Dakle, pitanje suradnje nije ograničeno samo na povezivanje ljudi, jer oni često mogu napraviti konfliktne izmjene koje treba naučiti kako brzo i učinkovito uređivati.

Tko to može? Osoba koja ima status glavnog korisnika. Jednom riječju, što treba učiniti kako bi zajednički rad s dokumentom bio ne samo moguć, već i učinkovit?

Značajke rada sa zajedničkom Excel datotekom

Rad sa zajedničkom datotekom u Excelu ima svoje karakteristike. Dakle, neke radnje nisu dostupne korisnicima:

1. Izrada tablica.
2. Upravljanje scenarijima, uključujući njihovo gledanje.
3. Uklanjanje listova.
4. Korisnici nemaju mogućnost spajanja nekoliko ćelija ili, obrnuto, razdvajanja prethodno spojenih. 
5. Sve operacije s XML podacima.

Kako se ta ograničenja mogu zaobići? Samo trebate ukloniti opći pristup, a zatim ga vratiti kada se ukaže potreba.

Evo još jedne proračunske tablice s nekim zadacima koji mogu, ali i ne moraju biti mogući ako radite s više ljudi na istoj proračunskoj tablici.

Kako podijeliti Excel datoteku

Prvo morate razumjeti koja datoteka mora biti dostupna za uređivanje nekoliko osoba odjednom. To može biti ili nova datoteka ili postojeća. 

Postavke

Sve što trebate učiniti za dijeljenje datoteke u Excelu nalazi se u odjeljku Dijeljenje knjiga, koji možete pronaći tako da odete na karticu Pregled.

Pojavit će se prozor s dvije kartice. Zanima nas prvi, koji se otvara automatski. Moramo potvrditi okvir pored stavke označene na snimci zaslona crvenim pravokutnikom. Njime omogućujemo više korisnika upravljanje dokumentom.

Nakon što smo otvorili pristup za uređivanje, moramo ga konfigurirati. Da biste to učinili, otvorite drugu karticu.

Nakon unosa parametara potvrđujemo naše radnje. Da biste to učinili, kliknite lijevom tipkom miša na gumb "OK". Dijeljenje može biti otvoreno za bilo koju knjigu, i novu i postojeću. U prvom slučaju, morat ćete smisliti ime za nju. 

Nakon toga datoteku trebate spremiti na svoje računalo.

Važno! Format treba biti takav da datoteku može otvoriti svaki korisnik sa svojom verzijom proračunskih tablica.

Otvaranje zajedničke datoteke

Datoteku morate spremiti u mrežno dijeljenje ili mapu koja ima pristup sudionicima koji žele koristiti datoteku. Nakon što je imenik odabran, samo moramo kliknuti gumb "Spremi".

Međutim, nije dopušteno koristiti web poslužitelj za spremanje zajedničke datoteke. 

Nakon što izvršite sve gore opisane radnje, morate provjeriti je li moguće povezati druge osobe. Da biste to učinili, otvorite karticu "Podaci" i odmah ispod nje pronađite stavku "Veze". Ako kliknete na njega, moći ćete promijeniti poveznice ili poveznice. Ako nema odgovarajućeg gumba, nema povezanih datoteka.

Zatim se otvara kartica “Status” uz pomoć koje je moguće provjeriti veze. Da je sve u redu može se prepoznati po prisutnosti tipke “OK”.

Kako otvoriti zajedničku Excel radnu knjigu

Excel vam također omogućuje otvaranje zajedničke radne knjige. Da biste to učinili, morate kliknuti na gumb Office. Kada se pojavi skočna ploča, moramo odabrati stavku "Otvori" i odabrati knjigu koja će se koristiti za dijeljenje. Nakon toga ponovno kliknite na gumb Office i otvorite prozor “Excel Options” koji se nalazi na dnu.

Na lijevoj strani prozora koji se pojavi moći ćete odabrati kategoriju postavki, ali nas zanima prva, koja sadrži najopćenitije parametre.

Zatim idite na stavku "Osobne postavke", gdje morate navesti podatke koji vam omogućuju filtriranje korisnika - korisničko ime, nadimak.

Nakon izvođenja ovih operacija, moguće je urediti informacije u dokumentu ili dodati neke podatke. Ne zaboravite spremiti promjene nakon što ih napravite.

To ponekad može uzrokovati probleme prilikom spremanja. Na primjer, dijeljenje je dostupno samo za prvo otvaranje, a kada drugi put pokušate otvoriti dokument, program izbacuje pogrešku. To se može dogoditi iz sljedećih razloga:

1. Ako više sudionika unese podatke odjednom u istu ćeliju. Ili bilo koji drugi dio.
2. Generiranje dnevnika promjena koji uzrokuje povećanje veličine radne knjige. To dovodi do problema.
3. Korisnik je uklonjen iz dijeljenja. U tom slučaju spremanje promjena neće funkcionirati samo na njegovom računalu. 
4. Mrežni resurs je preopterećen.

Da biste riješili problem, trebate poduzeti sljedeće korake:

1. Izbrišite zapis promjena ili obrišite suvišne informacije iz njega. 
2. Uklonite suvišne informacije unutar samog dokumenta.
3. Ponovno pokrenite dijeljenje. 
4. Otvorite Excel dokument u drugom uredskom editoru, a zatim ga ponovno spremite u xls formatu.

Istina, u novijim verzijama ova se pogreška ne događa tako često kao u starijim.

Kako vidjeti aktivnosti članova

Tijekom zajedničkog rada morate stalno pratiti kako netko od sudionika ne bi nešto pokvario. Stoga morate naučiti razumjeti koje je radnje počinio jedan od njih. Da biste to učinili, morate izvršiti sljedeće korake.

1. Idite na karticu "Pregled" i tamo pronađite stavku "Ispravci". U izborniku odaberite stavku "Odaberi ispravke".
   

   

2. Zatim će se pojaviti prozor u kojem možete saznati koje su promjene napravili korisnici. Ovaj popis se generira automatski. Možete provjeriti je li to doista tako tako da pogledate potvrdni okvir pored odgovarajuće stavke u ovom dijaloškom okviru.
   

   

    U tom će slučaju na popisu u gornjem lijevom kutu biti prikazane samo one promjene koje su napravljene od zadnjeg spremanja. Ovo je učinjeno radi praktičnosti, uvijek možete vidjeti ranije izmjene u dnevniku.

3. Svakom sudioniku je dodijeljena određena boja, po kojoj možete razumjeti tko je napravio promjene. Oznake se nalaze u gornjem lijevom kutu. Također možete postaviti praćenje promjena po vremenu, određenom korisniku ili u određenom rasponu, kao i onemogućiti njihov prikaz.
   

   

4. Kada prijeđete pokazivačem iznad ćelije koja ima takvu oznaku, pojavljuje se mali blok iz kojeg možete razumjeti tko je napravio promjene.
   

   

5. Da biste prilagodili pravila za prikaz ispravaka, morate se vratiti u prozor postavki, a zatim pronaći polje "Po vremenu", gdje možete postaviti početnu točku za pregled promjena. To jest, vrijeme od kojeg će se prikazivati ​​ispravci. Možete postaviti razdoblje od zadnjeg spremanja, postaviti da se prikazuju sve promjene za sva vremena, isključivo negledane ili odrediti datum od kojeg će se prikazivati.
   

   

6. Također možete kontrolirati prikaz ispravaka koje je napravio samo određeni član.
   

   

7. Pomoću odgovarajućeg polja možete postaviti raspon lista u kojem će se radnje naredbe bilježiti.

Također možete izvršiti druge promjene tako da označite odgovarajuće potvrdne okvire na pravim mjestima.

Popis promjena nije mrtav teret. Glavni korisnik može pregledati izmjene drugih sudionika, potvrditi ih ili odbiti. Kako to učiniti?

1. Idite na karticu "Recenzija". Postoji izbornik "Popravci" u kojem korisnik može upravljati popravcima. U pop-up panelu potrebno je odabrati opciju “Prihvati/odbaci ispravke”, nakon čega će se prikazati prozor u kojem se prikazuju ispravci.
   

   

   

2. Odabir izmjena može se izvršiti prema istim kriterijima kao što je ranije opisano: prema vremenu, prema određenom korisniku ili unutar određenog raspona. Nakon postavljanja potrebnih parametara pritisnite tipku OK.
3. Zatim će se prikazati sve prilagodbe koje zadovoljavaju uvjete postavljene u prethodnom koraku. Možete se složiti s određenim uređivanjem ili ga odbiti klikom na odgovarajući gumb na dnu prozora. Također je moguće grupno prihvatiti ili odbiti prilagodbe.
   

   

Sada su potrebne prilagodbe ostavljene, a dodatne su uklonjene.

Kako ukloniti korisnika iz excel datoteke

S vremena na vrijeme postaje potrebno ukloniti korisnike iz suautorstva. Može postojati veliki broj razloga: dobili su drugi zadatak, sudionik je počeo uređivati ​​s drugog računala i tako dalje. Implementacija ovog zadatka u Excelu uopće nije teška.

Prvo otvorite karticu "Recenzija". Postoji grupa “Promjene”, gdje postoji opcija “Pristup knjizi”.

Nakon toga, na ekranu će se pojaviti isti prozor koji smo vidjeli ranije. Popis svih osoba koje mogu mijenjati tablicu nalazi se na kartici Uredi. Da biste uklonili korisnika koji nam trenutno nije potreban, potrebno ga je pronaći na ovom popisu, odabrati ga pritiskom na lijevu tipku miša i kliknuti na gumb “Izbriši” koji se nalazi ispod.

Zatim će Excel upozoriti korisnika da se ispravci koje je izvršio ovaj sudionik možda neće spremiti ako on trenutno mijenja radnu knjigu. Ako se slažete, kliknite "U redu" i korisnik se više neće dijeliti.

Kako ograničiti korištenje zajedničke radne knjige

Najbolji način da se ograniči korištenje zajedničke knjige je uklanjanje korisnika. Ako to nije prikladno, možete odrediti pravo pregledavanja ili uređivanja knjige od strane određenog sudionika.

Uz to, važno je zapamtiti da su neka ograničenja ugrađena u dijeljenje prema zadanim postavkama. Gore su opisani. Zapamtimo ih, jer ponavljanje je majka učenja.

1. Zabranjeno je kreirati pametne tablice koje automatski ažuriraju podatke i imaju mnoge druge mogućnosti.
2. Ne možete upravljati skriptama. 
3. Postoji ugrađeno ograničenje za brisanje listova, povezivanje ili odspajanje ćelija.
4. Izvođenje svih operacija na XML podacima. Jednostavnim riječima, postoje ograničenja za strukturiranje velike količine podataka, uključujući uređivanje njihovih nizova. XML je jedna od najneobičnijih vrsta datoteka za početnike, ali zapravo je vrlo jednostavna. S ovom vrstom datoteke možete prenijeti podatke unošenjem skupnih izmjena u dokument. 

Jednostavno rečeno, koautorstvo vam omogućuje izvođenje standardnih operacija na dokumentu, ali više profesionalnih opcija dostupno je samo jednoj osobi. To je zato što je iste makronaredbe ili grupne promjene XML-a nešto teže vratiti. 

Onemogućavanje dijeljenja i njegovo ponovno uključivanje još je jedan način da se ograniči ono što korisnici programa Excel mogu učiniti. Možete sami izvršiti potrebne izmjene i tako privremeno lišiti druge osobe mogućnosti da nešto uređuju.

Da biste to učinili, morate slijediti ove korake.

1. Otvorite karticu "Pregled", idite na stavku "Ispravci" i odaberite stavku "Istakni izmjene" iz skočnog izbornika.
2. Nakon toga se pojavljuje prozor u kojem trebate poništiti okvire pored stavki "Korisnik" i "U rasponu".
3. Nakon toga pojavljuje se Changelog koji je neophodan za backup podataka.

Nakon toga možete isključiti dijeljenje. Da biste to učinili, na istoj kartici na vrpci odaberite stavku "Pristup knjizi" i poništite opciju "Dopusti više korisnika da mijenjaju datoteku".

To je to, sada je dijeljenje onemogućeno.

Stoga je vrlo jednostavno postaviti koautorstvo u Excelu. Naravno, postoje neka ograničenja koja vam ne dopuštaju korištenje dokumenta u potpunosti. No, oni se rješavaju vrlo jednostavno, dovoljno je isključiti dijeljenje na neko vrijeme, a zatim ga uključiti kada se izvrše potrebne promjene.