Jeste li ikada izradili dijagram toka za dokument ili poslovni proces? Neke tvrtke kupuju skupi specijalizirani softver koji može stvoriti dijagrame toka s nekoliko klikova mišem. Druge tvrtke biraju drugačiji put: koriste alat koji već imaju i u kojem njihovi zaposlenici znaju raditi. Mislim da ste pogodili da govorimo o Microsoft Excelu.
Napraviti plan
Svrha dijagrama toka je prikazati logičnu strukturu događaja koji se moraju dogoditi, odluka koje se moraju donijeti i posljedica tih odluka. Stoga će nedvojbeno biti lakše sastaviti dijagram toka ako prvo odvojite nekoliko minuta da posložite svoje misli. Dijagram toka sastavljen od neurednih, loše osmišljenih koraka bit će od male koristi.
Stoga odvojite nekoliko minuta za bilježenje. Nije važno u kojem formatu, najvažnije je zapisati svaki korak procesa i popraviti svaku odluku s mogućim posljedicama.
Prilagodite stavke
Za svaki okvirni korak dodajte elemente dijagrama toka u Excel.
- Na kartici Napredno umetak (Umetni) klik Figure (Oblici).
- Otvoreni popis slika podijeljen je u glavne skupine. Pomaknite se prema dolje do grupe Blok dijagram (Dijagram toka).
- Odaberite element.
- Da biste elementu dodali tekst, desnom tipkom miša kliknite na njega i odaberite Promjena teksta (Uredi tekst).
- Na kartici Napredno Okvir (Format) Vrpca izbornika Odaberite stil i shemu boja za stavku.
Kada završite s jednim elementom, dodajte sljedeći element za sljedeću stavku planirane strukture, zatim sljedeću i tako dalje dok se cijela struktura ne pojavi na ekranu.
Obratite pozornost na oblik svakog elementa dijagrama toka. Obrazac čitatelju govori koja se funkcija izvršava na svakom koraku strukture. Preporuča se da se svi obrasci koriste u skladu s njihovom općeprihvaćenom namjenom, budući da nestandardna uporaba obrazaca može zbuniti čitatelje.
Evo nekih od najčešćih stavki:
- Početak ili kraj dijagrama toka:
- Tijek rada, postupak koji treba slijediti:
- Unaprijed definirani proces, kao što je podrutina za višekratnu upotrebu:
- Tablica baze podataka ili drugi izvor podataka:
- Donošenje odluke, kao što je procjena je li prethodni proces izveden ispravno. Vezne linije koje izlaze iz svakog kuta romba odgovaraju različitim mogućim rješenjima:
Organizirajte elemente
Nakon što su svi elementi umetnuti na list:
- Da biste rasporedili elemente u jednaki stupac, odaberite nekoliko elemenata klikom na njih pritisnutom tipkom miša smjena, zatim na kartici Okvir Kliknite (Format). Poravnajte centar (Poravnaj centar).
- Za fino podešavanje razmaka između više elemenata, odaberite ih i na kartici Okvir Kliknite (Format). Distribuirajte okomito (Razpodijeliti okomito).
- Provjerite jesu li veličine elemenata iste. Neka svi elementi budu iste visine i širine kako bi vaš dijagram toka izgledao lijepo i profesionalno. Širina i visina elementa mogu se postaviti unosom željenih vrijednosti u odgovarajuća polja na kartici Okvir (Format) Trake izbornika.
Postavite veze
Na kartici Napredno umetak (Umetni) klik Figure (Oblici) i odaberite ravnu strelicu ili izbočinu sa strelicom.
- Upotrijebite ravnu strelicu za spajanje dva elementa koji su u izravnom nizu.
- Upotrijebite rub sa strelicom kada konektor treba zakriviti, na primjer, ako se želite vratiti na prethodni korak nakon elementa odluke.
Daljnji postupci
Excel nudi mnoge dodatne elemente za izradu dijagrama toka i beskonačan izbor prilagodljivih opcija oblikovanja. Slobodno eksperimentirajte i isprobajte sve dostupne opcije!