Sadržaj
Korisnici programa Excel često su prisiljeni rezultate svog rada prezentirati u prezentacijama. Da biste to učinili, morate pretvoriti datoteku u prikladniji format, kao što je PDF. Osim toga, transformacija dokumenta omogućuje zaštitu podataka od neželjenih ispravaka prilikom prijenosa trećim stranama. Ako tablica sadrži formule uključene u izračune, pretvaranje u PDF format omogućuje zaštitu podataka od slučajnih promjena ili oštećenja prilikom prijenosa dokumenta na drugo računalo. Pogledajmo pobliže sve metode pretvorbe.
Pretvorite Excel datoteku u PDF
U starijim verzijama Excela ne postoji način da se datoteka spremi u bilo koji drugi format osim xls. Morao sam potražiti posebne programe za pretvaranje ili koristiti internetske resurse koji mogu prevesti jedan format dokumenta u drugi. Od nadmašiti-2010, funkcionalnost programa nadopunjena je tako potrebnom značajkom koja vam omogućuje da odmah pretvorite datoteku bez napuštanja programa Excel.
- Prije svega, trebate odabrati ćelije koje želite pretvoriti. Idite na izbornik kartice "Datoteka". Prije spremanja morate biti sigurni da rubovi tablice neće izlaziti izvan lista PDF dokumenta.
1 - Zatim prelazimo na proces spremanja. U izborniku “Datoteka” koji se otvori, aktiviranjem kategorije “Spremi kao…” s desne strane idite na opciju “Pregledaj”.
2 - Nakon toga će se pojaviti prozor u kojem trebate odlučiti o mjestu datoteke i njenom nazivu.
3 - Na dnu prozora nalazimo kategoriju "Vrsta datoteke" i klikom na liniju lijevom tipkom računalnog miša pozivamo popis opcija s kojih možete odabrati format dokumenta. U našem slučaju odaberite vrstu PDF datoteke.
4 - Ispod retka "Vrsta datoteke" bit će nekoliko dodatnih parametara potrebnih za konverziju. Standardna optimizacija prikladna je za ispis i objavljivanje na Internetu, a minimalna veličina omogućuje optimizaciju dokumenta za postavljanje na stranice internetskih stranica. Nakon što odaberete odgovarajuću opciju optimizacije, trebate staviti oznaku pored nje. Kako bi se dokument spremljen na ovaj način otvorio nakon konverzije, vrijedi označiti odgovarajuću kućicu.
5
Za jasnu i detaljnu prilagodbu procesa pretvorbe, stručnjaci preporučuju da obratite pozornost na dodatne parametre u kojima možete napraviti sve pojašnjenja za bolji prikaz sadržaja tablica.
- U prozoru koji se pojavi možete odrediti koje stranice želite pretvoriti. Odaberite raspon podataka, kao što su odabrani radni listovi, određeni raspon ili cijela Excel radna knjiga. Tu su i dodatni podaci datoteke koji se ne mogu ispisati i koji se mogu umetnuti u novi dokument – oznake strukture dokumenta i njegova svojstva. U pravilu, parametri koji su već postavljeni u prozoru odgovaraju standardnim zahtjevima, ali ako je potrebno, mogu se prilagoditi. Da biste aktivirali promjene, kliknite "OK".
6 - Proces pretvorbe dovršavamo pritiskom na gumb "Spremi".
7 - Proces konverzije može potrajati neko vrijeme, ovisno o veličini tablica. PDF dokument će se pojaviti u navedenoj mapi. U skladu s postavkama, dokument će se odmah nakon konverzije otvoriti u uređivaču koji ga može čitati.
8
Pretvorite Excel proračunsku tablicu u PDF pomoću vanjskih aplikacija
Ako korisnik radi s Excel tablicama verzije 1997-2003, a zatim pretvoriti datoteku u PDF format potrebno je koristiti alate treće strane. Jedan od najpopularnijih programa je FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Instaliramo aplikaciju. Instalacijsku datoteku možete preuzeti na službenoj web stranici www.foxpdf.com.
- Kada pokrenete program, pojavit će se radni prozor u kojem trebate ići na izbornik "Dodaj Excel datoteku" kako biste odabrali željenu datoteku.
9 - Program vam omogućuje pretvaranje nekoliko datoteka odjednom, što je neosporna prednost. Nakon što ste se odlučili za datoteke, kliknite "Otvori".
10 - Odabrane datoteke bit će prikazane u prozoru programa. Svaka datoteka mora imati kvačicu pokraj sebe. Ako potvrdni okvir nije označen, datoteka će ostati u istom formatu.
11 - Nakon pretvorbe, datoteke će biti spremljene u mapu koja je odabrana prema zadanim postavkama. Da biste odabrali drugu adresu, idite na parametar Output Path na dnu stranice. Kada kliknete na gumb s tri točke, pojavit će se izbornik s adresom trenutne mape. Ako je potrebno, mjesto skladištenja se može promijeniti.
12 - Kada su svi pripremni koraci dovršeni, nastavite s pretvorbom pritiskom na gumb PDF desno od retka Output Path.
13
Aplikacija online usluge za pretvaranje Excel formata u PDF
Unatoč jednostavnosti aplikacije FoxPDF Excel to PDF Converter, ovaj softver se plaća. A ako se potreba za pretvaranjem Excela u PDF pojavljuje iznimno rijetko, tada možete koristiti mrežne resurse dostupne na Internetu.
Ovi resursi vam omogućuju besplatno pretvaranje tablica u PDF, ali mogu imati ograničenje broja transakcija po danu. Nekim uslugama moguće je pristupiti tek nakon registracije i unosa valjane e-mail adrese na koju će biti poslan već konvertirani dokument.
Osim toga, da biste radili s određenim stranicama, morate biti sigurni da datoteka ispunjava zahtjeve. Razmotrite princip rada jednog od ovih internetskih izvora na primjeru SmallPDF-a:
- Idite na stranicu https://smallpdf.com/en. Odaberite kategoriju pod nazivom "Excel u PDF".
14 - Ovdje trebate pomoću gumba "Odaberi datoteku" odrediti željeni dokument ili jednostavno povući i ispustiti Excel datoteku u traženo polje. Resurs vam omogućuje pretvaranje nekoliko dokumenata odjednom.
15 - Slijedi automatska konverzija. Nakon završetka, gotovu datoteku potrebno je spremiti aktiviranjem gumba "Spremi datoteku".
16 - Pojavit će se prozor u kojem trebate navesti adresu mape za postavljanje PDF datoteka.
Zaključak
Svaka od ovih metoda pretvaranja proračunskih tablica programa Excel u PDF datoteke ima i pozitivne i negativne strane. Naravno, spremanje dokumenta izravno unutar programa Excel omogućuje vam brzo i praktično postizanje vašeg cilja. Ali, kao što je gore spomenuto, ova se značajka pojavila samo u verziji 2010.
Možete koristiti mrežne resurse za pretvaranje datoteka samo ako imate internetsku vezu, a to nije uvijek dostupno. Posebne aplikacije i programi također su prikladni za korištenje. Istodobno, ne zaboravite da takve usluge ponekad zahtijevaju kupnju. U svakom slučaju, izbor kako pretvoriti xls datoteku u pdf ostaje na korisniku.