To tvrdi Paretovo načelo, nazvano po talijanskom ekonomistu Vilfredu Paretu 80% problema može uzrokovati 20% uzroka. Načelo može biti vrlo korisna ili čak spasonosna informacija kada morate odabrati koji ćete od brojnih problema prvi riješiti ili ako je uklanjanje problema komplicirano vanjskim okolnostima.
Na primjer, upravo su vas zamolili da vodite tim koji ima poteškoća u radu na projektu kako biste ih uputili u pravom smjeru. Pitate članove tima koje su bile njihove glavne prepreke u postizanju ciljeva. Oni naprave popis koji vi analizirate i otkrijete koji su glavni uzroci svakog od problema s kojima se tim susreo, pokušavajući vidjeti zajedničke točke.
Svi otkriveni uzroci problema raspoređeni su prema učestalosti njihovog pojavljivanja. Gledajući brojke, otkrivate da je nedostatak komunikacije između provoditelja projekta i dionika projekta temeljni uzrok 23 glavna problema s kojima se tim suočava, dok je drugi najveći problem pristup potrebnim resursima (računalni sustavi, oprema itd.) .). .) rezultiralo je sa samo 11 povezanih komplikacija. Ostali problemi su izolirani. Jasno je da se rješavanjem problema komunikacije može otkloniti ogroman postotak problema, a rješavanjem problema pristupa resursima može se riješiti gotovo 90% prepreka na putu tima. Ne samo da ste shvatili kako pomoći timu, već ste upravo napravili Pareto analizu.
Obavljanje ovog posla na papiru vjerojatno će oduzeti određeno vrijeme. Proces se može znatno ubrzati korištenjem Pareto grafikona u Microsoft Excelu.
Pareto grafikoni kombinacija su linijskog grafikona i histograma. Jedinstveni su po tome što obično imaju jednu vodoravnu os (os kategorije) i dvije okomite osi. Grafikon je koristan za određivanje prioriteta i sortiranje podataka.
Moj zadatak je pomoći vam pripremiti podatke za Pareto grafikon, a zatim izraditi sam grafikon. Ako su vaši podaci već pripremljeni za Pareto grafikon, možete prijeći na drugi dio.
Danas ćemo analizirati problematičnu situaciju u tvrtki koja zaposlenicima redovito nadoknađuje troškove. Naš zadatak je saznati na što najviše trošimo i razumjeti kako te troškove možemo smanjiti za 80% koristeći brzu Pareto analizu. Možemo saznati koji troškovi čine 80% povrata i spriječiti visoke troškove u budućnosti promjenom politike za korištenje veleprodajnih cijena i razgovarati o troškovima zaposlenika.
Prvi dio: Pripremite podatke za Pareto grafikon
- Organizirajte svoje podatke. U našoj tablici nalazi se 6 kategorija novčanih naknada i iznosa koje zaposlenici potražuju.
- Poredajte podatke silaznim redoslijedom. Provjerite jesu li odabrani stupci А и Вpravilno sortirati.
- Zbroj stupca Iznos (broj troškova) izračunava se pomoću funkcije IZNOS (IZNOS). U našem primjeru, da biste dobili ukupni iznos, trebate zbrojiti ćelije iz V3 do V8.
hotkeys: Da biste zbrojili raspon vrijednosti, odaberite ćeliju B9 i pritisnite Alt+=. Ukupni iznos bit će 12250 USD.
- Napravi stupac Kumulativni iznos (kumulativni iznos). Počnimo s prvom vrijednošću $ 3750 u ćeliji B3. Svaka vrijednost temelji se na vrijednosti prethodne ćelije. U ćeliji C4 vrsta =C3+B4 i pritisnite ući.
- Za automatsko popunjavanje preostalih ćelija u stupcu dvaput pritisnite ručicu za automatsko popunjavanje.
- Zatim stvorite stupac Kumulativno % (kumulativni postotak). Za popunjavanje ovog stupca možete upotrijebiti zbroj raspona Iznos i vrijednosti iz stupca Kumulativni iznos. U traci formule za ćeliju D3 ući =C3/$B$9 i pritisnite ući. Simbol $ stvara apsolutnu referencu tako da vrijednost zbroja (referenca ćelije B9) ne mijenja se kada kopirate formulu.
- Dvaput kliknite oznaku automatskog popunjavanja da biste ispunili stupac formulom ili kliknite oznaku i povucite je preko podatkovnog stupca.
- Sada je sve spremno za početak izgradnje Pareto karte!
Drugi dio: Izrada Pareto grafikona u Excelu
- Odaberite podatke (u našem primjeru ćelije iz A2 by D8).
- tisak Alt + F1 na tipkovnici za automatsko stvaranje grafikona iz odabranih podataka.
- Desnom tipkom miša kliknite područje grafikona i kliknite na izbornik koji se pojavi Odaberite podatke (Odaberi podatke). Pojavit će se dijaloški okvir Odabir izvora podataka (Odaberite izvor podataka). Odaberite liniju Kumulativni iznos i pritisnite ukloniti (Ukloniti). Zatim OK.
- Kliknite na grafikon i koristite tipke sa strelicama na tipkovnici za kretanje između njegovih elemenata. Kada je odabran red podataka Kumulativno %, koji se sada poklapa s osi kategorije (horizontalna os), desnom tipkom miša kliknite na njega i odaberite Promijenite vrstu grafikona za niz (Promijeni vrstu serije grafikona). Ovu je seriju podataka teško vidjeti, ali je moguće.
- Pojavit će se dijaloški okvir Promijenite vrstu grafikona (Promijeni vrstu grafikona), odaberite linijski grafikon.
- Dakle, dobili smo histogram i ravni linijski grafikon duž horizontalne osi. Da bismo prikazali reljef linijskog grafikona, potrebna nam je još jedna okomita os.
- Desni klik na redak Kumulativno % i u izborniku koji se pojavi kliknite Format serije podataka (Format niza podataka). Pojavit će se istoimeni dijaloški okvir.
- U odjeljku Opcije redaka (Opcije serije) odaberite Mala os (Sekundarna os) i pritisnite gumb Blizu (Zatvoriti).
- Pojavit će se postotna os, a grafikon će se pretvoriti u punopravni Pareto grafikon! Sada možemo izvući zaključke: najveći dio troškova su školarine (Training Fees), oprema (Iron) i pribor (Uredski materijal).
Uz detaljne upute za postavljanje i izradu Pareto grafikona u Excelu pri ruci, isprobajte to u praksi. Primjenom Pareto analize možete identificirati najznačajnije probleme i učiniti značajan korak prema njihovom rješavanju.