Sadržaj
Svi moramo komunicirati s drugima o poslovnim pitanjima. Za postizanje dobrog rezultata važno je znati ispravno prenijeti informacije zaposlenicima, pravilno formulirati zahtjeve, želje i komentare. Evo što treba raditi, a što ne.
Možda ste i sami više puta započeli svoj zahtjev ili zadatak riječima "Trebam te", posebno u razgovorima s podređenima. Jao, ovo nije najbolji način delegiranja odgovornosti i općenito interakcije s kolegama. I zato.
Time se prekida mogućnost adekvatne povratne informacije
Prema organizacijskoj psihologinji Lauri Gallagher, kada se kolegi ili podređenom obraćamo riječima “Trebam te”, ne ostavljamo prostora za raspravu u dijalogu. Ali, možda se sugovornik ne slaže s vašom narudžbom. Možda on ili ona nema vremena, ili, naprotiv, ima opširnije informacije i zna kako učinkovitije riješiti problem. Ali jednostavno ne damo osobi priliku da progovori (iako to vjerojatno činimo nesvjesno).
Umjesto “Trebam te”, Gallagher savjetuje da se okrene kolegi riječima: “Volio bih da učiniš to i to. Što misliš?" ili „Naišli smo na ovaj problem. Imate li neku opciju kako to riješiti?”. To je osobito važno u slučajevima kada povratne informacije od zaposlenika utječu na ukupni rezultat. Nemojte nametati svoju odluku sugovorniku, najprije ga pustite da govori.
To ne daje kolegici priliku da se osjeća važnim.
“Zadatak koji date zaposleniku oduzima mu vrijeme, resurse. Općenito utječe na to kako će teći radni dan osobe”, objašnjava Loris Brown, stručnjakinja za obrazovanje odraslih. “No, prilikom dijeljenja zadataka kolegama, mnogi obično ne vode računa o svojim prioritetima i kako će novi zadatak utjecati na provedbu svega ostalog.
Osim toga, “Trebam te” uvijek se odnosi na nas i naše prioritete. Zvuči prilično besramno i nepristojno. Kako bi zaposlenici zadovoljili vaše potrebe, važno ih je motivirati i pokazati im kako će završetak zadatka utjecati na ukupne rezultate.”
Osim toga, većina nas ima veliku potrebu za komunikacijom i društvenim kontaktima, a ljudi obično uživaju raditi nešto što će koristiti cijeloj njihovoj društvenoj skupini. "Pokažite da je vaš zadatak važan za opće dobro i osoba će to raditi spremnije", napominje stručnjak.
U svakom slučaju, stavite se na mjesto druge strane — biste li imali želju pomoći?
Ako kolege ignoriraju vaše zahtjeve, razmislite o tome: možda ste prije nešto pogriješili — na primjer, zloupotrijebili ste njihovo vrijeme ili uopće niste koristili rezultate njihova rada.
Kako biste to izbjegli, pokušajte uvijek jasno naznačiti za što trebate pomoć. Na primjer: “Prekosutra u 9:00 imam prezentaciju u uredu klijenta. Bit ću vam zahvalan ako izvještaj pošaljete sutra prije 17:00 sati kako bih ga mogao pregledati i dodati ažurne podatke u prezentaciju. Što mislite, hoće li uspjeti?
A ako odaberete opcije za formuliranje vašeg zahtjeva ili upute, u svakom se slučaju stavite na mjesto druge strane — biste li imali želju pomoći?