Na Distanci na Sveučilištu praktične psihologije radimo na različitim metodama samoorganizacije i poboljšanja učinkovitosti. Uključujući kako pravilno odrediti prioritete.
Zašto dati prioritet.
Prvi razlog je očit: prvo obaviti najvažnije stvari. Drugi razlog je manje očit: tako da u svakom trenutku točno znate kojim se poslom sada bavite. Tako da nema izbora, jer upravo u trenutku izbora počinje dobacivanje, opravdanja, misli poput “trebao bih ući popiti čaj” i tako dalje.
Dole bacanje, postavite prioritete.
Želim podijeliti s vama svoj autorski način određivanja prioriteta, o ovoj metodi nećete čitati nigdje drugdje. Po mom mišljenju, ovo je najučinkovitiji način određivanja prioriteta, ali ima jedan nedostatak. Za drugi razred potrebno je znanje više matematike, odnosno sposobnost množenja i dijeljenja.
Pa zamislite to imaš popis obveza. Dopustite mi da skiciram primjer:
- Snimite video za stranicu
- Naručite računalni stol
- Odgovorite na hitne e-poruke
- Rastavite kutiju u ormaru
Eto, otprilike takav popis sam skinuo sa stropa. Zatim ćemo procijeniti značaj svakog slučaja. Značaj će se sastojati od tri parametra:
- Važnost Koliko je važno to učiniti? Hoće li se dogoditi nešto strašno ako to uopće ne učinite? Koliko ovisi o njegovoj provedbi?
- Hitnost — Koliko brzo bi to trebalo učiniti? Odbaciti sve i jednostavno učiniti? Ili ako to učinite u roku od tjedan dana, je li to u osnovi normalno?
- Složenost — Koliko će trajati ovaj posao? Trebam li pregovarati i komunicirati s drugim ljudima da bih to uspio? Koliko je to emocionalno i moralno jednostavno ili, naprotiv, složeno i neugodno?
Ocijenite sve slučajeve na ova tri parametra na skali od 1 do 10 redoslijedom važnosti-hitnosti-teškoće. Na kraju ćete dobiti nešto poput ovoga:
- Snimite video za stranicu 8 6 7
- Naručite računalni stol 6 2 3
- Odgovorite na hitne e-poruke 7 9 2
- Rastavite kutiju u ormaru 2 2 6
Dakle, svi predmeti se ocjenjuju prema tri kriterija Važnost-Hitnost-Složenost, ali zasad se neće moći odrediti prioritet, jer još uvijek nije jasno koje predmete staviti na prvo mjesto, važne ili hitne? Ili možda najprije one najjednostavnije, da se mogu brzo napraviti i da ne odvlače pažnju?
Odrediti prioritete pretpostavljamo krajnji značaj svakog slučaja.
Značaj = Važnost * Hitnost / Složenost
Pomnožite važnost s hitnošću i podijelite sa složenošću. Tako ćemo na samom vrhu imati stvari koje su vrlo važne i vrlo hitne, a vrlo jednostavne. Pa, obrnuto. A onda će naš popis biti ovakav:
- Snimite video za stranicu 8 * 6 / 7 = 6.9
- Naručite računalni stol 6 * 2 / 3 = 4.0
- Odgovorite na hitne e-poruke 7 * 9 / 2 = 31.5
- Rastavite kutiju u ormaru 2 * 2 / 6 = 0.7
Koristio sam kalkulator za izračunavanje i zaokružio vrijednosti na desetine, takva točnost će biti sasvim dovoljna. Sada vidimo kako je lako posložiti stvari po prioritetu:
- Odgovor na hitne e-poruke 31.5
- Napravite video za stranicu 6.9
- Naručite računalni stol 4.0
- Rastaviti kutiju u ormaru 0.7
Najbolja stvar kod ovog postupka je da je nisu potrebne složene odluke, postoji gotov algoritam koji će uvijek ispravno odrediti prioritete. Vaš je zadatak, dakle, samo adekvatno procijeniti važnost, hitnost i složenost predmeta tehnika preuzima.
Na taj način odredite prioritete s popisom koji ste radili u prethodnom zadatkukako bi bili sigurni da nije samo jednostavan, već i da je konačni popis sasvim prikladan. Na prvom mjestu su one stvari koje je uopće razumno učiniti.