Slanje knjige ili lista e-poštom

Ako često morate slati određene knjige ili listove e-poštom, trebali ste primijetiti da se ovaj postupak ne može nazvati brzim. Ako to radite "klasično", tada vam je potrebno:

  • otvorite program za e-poštu (na primjer Outlook)
  • stvoriti novu poruku
  • upišite adresu, predmet i tekst
  • priložite datoteku poruci (ne zaboravite!)
  • kliknite gumb Poslati

Zapravo, pošta se može jednostavno poslati izravno iz Excela na hrpu različitih načina. Ići…

Metoda 1: Ugrađeno slanje

Ako još uvijek imate dobri stari Excel 2003, onda je sve jednostavno. Otvorite željenu knjigu/list i odaberite iz izbornika Datoteka – Pošalji – Poruka (Datoteka — Pošalji — Primatelj pošte). Otvorit će vam se prozor u kojem možete odabrati jednu od dvije opcije za slanje:

U prvom slučaju, trenutna knjiga će biti dodana poruci kao privitak, u drugom slučaju, sadržaj trenutnog lista će ići izravno u tekst poruke kao tekstualna tablica (bez formula).

Osim toga, jelovnik Datoteka – Pošalji (Datoteka — Pošalji na) postoji još nekoliko egzotičnih opcija dostave:

 

  • Poruka (za pregled) (Primatelj pošte za pregled) – šalje se cijela radna knjiga i istovremeno joj se uključuje praćenje promjena, odnosno počinje se jasno fiksirati – tko je, kada i u kojim ćelijama napravio koje promjene. Zatim možete prikazati promjene napravljene u izborniku Usluga – Popravci – Označite popravke (Alati — Pratite promjene — Istaknite promjene) ili na kartici Pregled – Ispravci (Pregled — Praćenje promjena) Izgledat će ovako:

    Okviri u boji označavaju promjene napravljene na dokumentu (svaki korisnik ima drugu boju). Kada prijeđete mišem, pojavit će se prozor nalik na bilješku s detaljnim opisom tko je, što i kada promijenio u ovoj ćeliji. Vrlo je pogodan za pregled dokumenata, kada npr. uređujete izvješće svojih podređenih ili šef uređuje vaše.

  • Uz trasu (Primatelj usmjeravanja) – poruka u kojoj će biti priložena vaša knjiga proći će kroz lanac primatelja, od kojih će je svaki automatski proslijediti dalje, poput štafetne palice. Ako želite, možete postaviti poruku da vam se vrati na kraju lanca. Možete omogućiti praćenje promjena kako biste vidjeli izmjene koje je napravila svaka osoba u niti.

U novom Excelu 2007/2010 situacija je nešto drugačija. U ovim verzijama za slanje knjige poštom potrebno je odabrati gumb Office (gumb za ured) ili tab file (Datoteka) i tim Poslati (Poslati). Zatim se korisniku nudi niz opcija slanja:

Imajte na umu da je u novim verzijama nestala mogućnost slanja zasebnog lista radne knjige umetnutog u tijelo pisma – kao što je bilo u Excelu 2003 i novijim. Jedina preostala opcija je slanje cijele datoteke. Ali postojala je korisna prilika za slanje u dobro poznatom PDF formatu i manje poznatom XPS (sličan PDF-u, ali za čitanje nije potreban Acrobat Reader – otvara se izravno u Internet Exploreru). Naredba za slanje knjige na recenziju može se izvući kao dodatni gumb na ploči za brzi pristup putem Datoteka – Opcije – Alatna traka za brzi pristup – Sve naredbe – Pošalji na pregled (Datoteka — Opcije — Alatna traka za brzi pristup — Sve naredbe — Pošalji na pregled).

Metoda 2. Jednostavne makronaredbe za slanje

Slanje makronaredbe puno je lakše. Otvaranje Visual Basic uređivača putem izbornika Usluga – Makro – Visual Basic Editor (Alati — Makro — Visual Basic Editor), umetnite novi modul u izbornik Umetak – Modul i tamo kopirajte tekst ove dvije makronaredbe:

Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Lovi fajlik" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("List1").Kopiraj s ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[email zaštićeno]", Subject:="Uhvatite datoteku" .Close SaveChanges:=False End With End Sub

Nakon toga, kopirane makronaredbe možete pokrenuti u izborniku Usluga – Makro – Makroi (Alati — Makro — Makronaredbe). PošaljiRadnu knjižicu šalje cijelu tekuću knjigu na navedenu adresu, i SendSheet — List1 kao prilog.

Kada pokrenete makronaredbu, Excel će kontaktirati Outlook, što će uzrokovati pojavu sljedeće sigurnosne poruke na zaslonu:

Pričekajte dok gumb Riješiti postane aktivan i kliknite ga da biste potvrdili svoju predaju. Nakon toga, automatski generirane poruke bit će smještene u mapu Otvoren i bit će poslani primateljima kada prvi put pokrenete Outlook ili, ako ga imate pokrenutog, odmah.

Metoda 3. Univerzalni makro

A ako želite poslati ne trenutnu knjigu, već bilo koju drugu datoteku? A i tekst poruke bi bilo lijepo postaviti! Prethodne makronaredbe ovdje neće pomoći jer su ograničene mogućnostima samog Excela, ali možete izraditi makronaredbu koja će upravljati Outlookom iz Excela – kreirajte i ispunite novi prozor poruke i pošaljite ga. Makro izgleda ovako:

Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell As Range Application.ScreenUpdating = False Postavi OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'pokreni Outlook u skrivenom načinu OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'if not započeto - izlaz Postavi OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'kreiraj novu poruku On Error Resume Next 'ispuni polja poruka s OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Vrijednost .Tijelo = Raspon("A3").Vrijednost .Privici.Dodaj Raspon("A4").Vrijednost 'Slanje može se zamijeniti s Prikaži za pregled poruke prije slanja .Pošalji Završi s On Error GoTo 0 Set OutMail = Ništa čišćenje : Postavi OutApp = Ništa Application.ScreenUpdating = True End Sub

Adresa, predmet, tekst poruke i put do priložene datoteke moraju biti u ćelijama A1:A4 trenutnog lista.

  • Grupno slanje pošte iz Excela s dodatkom PLEX
  • Makronaredbe za slanje pošte iz Excela preko Lotus Notesa Dennisa Wallentina
  • Što su makronaredbe, gdje umetnuti makro kod u Visual Basicu
  • Izrada e-pošte s HYPERLINK funkcijom

 

Ostavi odgovor