Sadržaj
Ujutro trebate napisati popis zadataka, odrediti prioritete… I to je sve, zagarantiran nam je uspješan dan? Nažalost ne. Uostalom, ne razumijemo uvijek kako razlikovati glavno od sporednog, važno od hitnog. Također imamo poteškoća s koncentracijom. Poslovni trener govori kako to popraviti.
“Nažalost, situacije u kojima svoje prioritete uspijevam staviti u prvi plan su norma, a ne iznimka. Pokušavam isplanirati svoje zadatke za dan, ističući ono glavno, ali na kraju dana osjećam se potpuno iscrpljeno jer me ometaju pozivi, mala fluktuacija i sastanci. Najvažniji zadaci i dalje se odgađaju, a grandiozni planovi za godinu ostaju ispisani na komadima papira. Što možete učiniti da si pomognete?» pita se Olga, 27 godina.
Na sličan zahtjev često nailazim na edukacijama o menadžerskoj učinkovitosti. Klijenti smatraju da je glavni razlog njihovog problema nedostatak prioriteta. Ali u stvarnosti jesu, samo osoba nije previše koncentrirana na njih.
A prvi korak u rješavanju ovog problema je odabir pravog alata za rad na vašoj koncentraciji. Trebao bi točno odgovarati vašim osobnim karakteristikama: morate uzeti u obzir uvjete svog rada i mjesto stanovanja.
Za početak možete koristiti nekoliko popularnih metoda koje su odavno prepoznate kao učinkovite. Nastojim ih preporučiti klijentima s kojima tek počinjemo raditi.
Prvi pristup: razumjeti kriterije evaluacije
Prvo odgovorite na pitanje: Koje kriterije koristite kada dajete prioritet? Najčešći odgovor je kriterij «hitnosti». S njim se svi predmeti redaju u nizu ovisno o roku. I tek nakon toga ugrađujemo nove zadatke u rezultirajući «virtualni konstruktor», pomičući daleko unatrag one koji se kasnije mogu dovršiti.
Koji su nedostaci ovog pristupa? Popis današnjih prioriteta trebao bi uključivati ne samo ono što će sutra izgubiti aktualnost, odnosno hitno, već i ono što apstraktno nazivamo «važnim». To je ono što nas pokreće prema ostvarenju cilja, odnosno ono što uklanja ozbiljne prepreke na putu do njega.
I tu mnogi griješe zamjenjujući kriterije. Lakonski, to se može izraziti na sljedeći način: "Ovo je vrlo hitno, jer je vrlo važno!" “Ovo je jako važno jer je rok sutra!” Ali ako vaš popis prioriteta za dan ne sadrži zadatke koji vode do postizanja ciljeva koji su vam važni, morate pažljivo analizirati svoj popis obaveza.
Morate odlučiti koje kriterije koristite za određivanje «hitnosti» i «važnosti» zadataka i miješate li ta dva koncepta.
Drugi pristup: Identificirajte tri kategorije prioriteta
Kao što znate, horizonti planiranja su različiti. Ako razmišljamo o horizontu planiranja od jednog dana, onda je bolje postupiti na sljedeći način:
- Postavite jedan glavni prioritet za taj dan. To je zadatak na koji ćete danas potrošiti maksimum svog vremena i energije;
- Odredite tri ili četiri stvari na koje ćete danas potrošiti najmanje vremena i truda. Bolje je ako napišete koliko vremena (pet minuta, deset minuta) planirate utrošiti na određeni slučaj. Ovo će postati vaš popis "posljednjeg prioriteta".
- U treću kategoriju spadat će ono što se može nazvati «slučajevi rezidualnog principa». Oni će biti završeni ako za njih ostane slobodnog vremena. Ali ako ostanu nerealizirani, to neće utjecati ni na što.
Ovdje smo suočeni s pitanjem: „Kako ne potrošiti maksimalnu energiju na „posljednji prioritet“, nesvjesno ostavljajući po strani „glavni“? Treći pristup pomoći će odgovoriti na to.
Treći pristup: Koristite način rada usporenog vremena
Većinu svog radnog vremena provodimo u načinu rada „quick time“. Moramo sudjelovati u rutinskim procesima i obraditi ogromnu količinu informacija.
“Sporo vrijeme” je najučinkovitiji način da zaustavite rutinu “trčanja u kotaču”. Ovo je svjestan pogled u sebe i polazište za pronalaženje odgovora na pitanja: „Što radim? Za što? Što ne radim i zašto?
Kako bi ova metoda radila najbolje, slijedite ove tri smjernice:
- Unesite u svoju dnevnu rutinu određeni ritual. Ovo bi trebala biti aktivnost koja se ponavlja tijekom dana i koja će vas staviti u način rada «usporeno vrijeme». To može biti pauza za čaj, i redoviti čučnjevi. Ritual ne bi trebao trajati više od 5 minuta i omogućiti vam da budete sami. I, naravno, donijeti vam radost i zadovoljstvo - tada to nećete odlagati do sutra.
- Imajte na umu da «slow time» nije samo vrijeme za uživanje, već i prilika da povećate svoje zadovoljstvo uz «brzo vrijeme». I postavite si tri pitanja: “Kakav rezultat bih trebao postići danas?”, “Koji je sljedeći mali korak prema ovom rezultatu koji trebam napraviti?”, “Što me odvlači od njega i kako se ne ometati?” Ova pitanja će vam pomoći da imate na umu svoje glavne ciljeve. A planiranje sljedećih malih koraka bit će izvrsna prevencija odgađanja.
- Koristite način rada usporenog vremena dva do četiri puta dnevno. Što češće i jače na vas utječu čimbenici vanjskog svijeta, češće biste trebali prelaziti na ovaj način rada. Tri pitanja i par minuta po sesiji bit će dovoljno. Glavni kriterij je da vam pričinja zadovoljstvo. Ali zapamtite: koristiti tehniku manje od jednom dnevno ne znači je uopće prakticirati.