Sadržaj
Upravljanje vremenom «S poslom koji imam i zarobljen sam na beskorisnom sastanku»
Ekonomistica Pilar Lloret na «30 -minutnim sastancima» objašnjava kako maksimalno optimizirati te poslove
Ako kad vas obavijeste o novom sastanku na poslu, nehajno i rezignirano frknete, nešto nije u redu. Ovi radni sastanci trebali bi biti alati za poboljšanje našeg profesionalnog rada, a često završe samo gubitkom vremena.
Ova je situacija - mnogo češća nego što se čini - bila ono što je motiviralo ekonomista Stup Lloret, specijalizirana za poslovanje i analizu rizika, za pisanje «30 -minutni sastanci», knjiga u kojoj, kroz jasne smjernice i savjete, predlaže način povećanja učinkovitosti ovih sastanaka, čime se ostvaruje njegov cilj.
Razgovarali smo s autoricom i pitali je ključeve kako bismo prestali gubiti vrijeme i maksimalno iskoristili sastanke na koje smo prisiljeni prisustvovati:
Zašto je organizacija toliko važna pri planiranju sastanka?
Ako nemamo dobro planiranje i organizaciju, ciljevi neće biti jasni, niti točke o kojima će se raspravljati, niti dostupno vrijeme ... Stoga ćemo nekontrolirano trajanje i nećemo ispuniti očekivanja sudionika. Možda ćemo biti frustrirani i to će biti gubljenje svačijeg vremena.
Kakve negativne učinke može imati sastanak koji je loše planiran i u kojem se ne postiže željena svrha?
Osim troškova u ekonomskom smislu, odlazak na sastanke koji su loše planirani i na kojima se nakon 90, 60 ili 30 minuta ne dođe do zaključka generira negativna percepcija i obeshrabrenost među sudionicima. A ako se ova situacija nastavi, lako je s vremenom postati pod stresom misleći „s poslom koji imam i moram prisustvovati beskorisnom sastanku“.
Također ima negativan učinak na mišljenje sudionika prema organizatoru, koji je u većini slučajeva obično šef.
Zašto je 30 minuta optimalno vrijeme za trajanje sastanka?
30 minuta izazov je koji postavljam u knjizi na temelju vlastitog iskustva u organizaciji sastanaka koji rade. Očigledno postoje sastanci za koje će trebati više vremena, drugi u kojima se vaš cilj može postići čak i za manje, a naravno u nekim se slučajevima 30 ili čak 60 minuta samog sastanka može zamijeniti pozivom ili e-poštom, na primjer.
Kako djeluje figura donositelja odluka o kojoj govorite u knjizi?
Kad govorimo o sudionicima 30-minutnog sastanka, mora biti jasno da idealan broj ne smije prelaziti najviše pet osoba. I vaš izbor mora biti pravi. Možemo razlikovati figure moderatora, koordinatora, tajnika (mogu biti iste osobe) i sudionika. U načelu, donošenje odluka na sastanku od 30 minuta i najviše pet osoba je sporazumno i ne bi trebalo izazvati sukob.
Kako bismo trebali organizirati sastanak kako bi bio što učinkovitiji?
U pet točaka možemo sažeti kako organizirati sastanak na sljedeći način. Prvi bi bio definirati cilj i željeni ishod sastanka. Drugi, izabrati prave sudionike. Treće je planirati sastanak; Između ostalog, sastavite dnevni red, odaberite mjesto, vrijeme početka i trajanje te ga zajedno s ključnim dokumentima sastanka pošaljite zainteresiranima dovoljno vremena kako bi ga mogli pripremiti.
Četvrto, moramo uzeti u obzir projektiranje strukture sastanaka, odnosno pravila rada i naravno kako su 30 minuta koliko sastanak traje strukturirane po sadržaju. Konačno, važno je napraviti a praćenje sastanka. Pobrinite se da svi sudionici budu upoznati s postignutim sporazumima i, u slučaju da se mora poduzeti bilo koja naknadna radnja, koji su zadaci dodijeljeni svakom od njih i vrijeme izvršenja