Sadržaj
Često se korisnik programa Excel suočava s potrebom popunjavanja ćelija podacima raspoređenim u određenom logičkom nizu. Ili, primjerice, napraviti prognozu kolika će biti vrijednost određenog pokazatelja do određenog trenutka, ako se postojeći trend nastavi. Sada ne morate znati desetke formula za sve ovo. Dovoljno je nekoliko klikova mišem i problem je riješen. Sve je to zahvaljujući automatskom dovršavanju.
Ova značajka je nevjerojatna u svojoj praktičnosti. Na primjer, omogućuje brzo ispisivanje kalendarskih mjeseci ili da se prikazuje samo 15. i zadnji dan svakog mjeseca (na primjer, u računovodstvenim izvješćima).
Kako možete iskoristiti ovu sjajnu značajku?
U donjem desnom kutu nalazi se kvadrat, povlačenjem možete nastaviti niz vrijednosti u kojima postoji određeni uzorak. Na primjer, ako je prvi dan ponedjeljak, izvođenjem ove jednostavne operacije možete staviti vrijednosti u sljedeće retke: utorak, srijeda, četvrtak, petak i tako dalje.
Ako postoji skup vrijednosti u ćeliji kao što je 1,2,4, tada odabirom svih njih i povlačenjem okvira prema dolje, možete nastaviti niz brojeva do 8, 16, 32, i tako dalje. To vam omogućuje značajno smanjenje vremenskih troškova.
Na isti način se kreira lista naziva mjeseci.
A ovako izgleda korištenje automatskog dovršavanja za aritmetičku progresiju. U našem primjeru koristimo dvije ćelije s vrijednostima 1,3, a zatim samodovršavanje nastavlja niz brojeva.
Štoviše, prijem će raditi čak i ako je broj unutar teksta. Na primjer, ako napišete "1 četvrtina" i povučete okvir prema dolje, dobit ćete sljedeće.
Zapravo, ovo su sve osnove koje trebate znati. Ali ako želite profesionalnije svladati vještine rada s Excelom, možete se upoznati s nekim čipovima i trikovima.
Korištenje popisa podataka za automatsko dovršavanje
Naravno, izrada popisa mjeseci ili dana u tjednu nije sve što Excel može. Recimo da imamo popis gradova u kojima je naša tvrtka uspostavila servisne centre. Najprije morate zapisati cijeli popis u stavku “Promijeni popise” kojoj možete pristupiti kroz slijed izbornika Datoteka – Opcije – Napredno – Općenito – Uredi popise.
Zatim će se pojaviti prozor s popisom popisa koji su automatski ugrađeni u Excel.
Ovdje ih nema puno. Ali ovaj se nesporazum može lako ispraviti. Da biste to učinili, postoji desni prozor u kojem je ispisan točan niz vrijednosti uXNUMXbuXNUMXbis. Snimanje se može vršiti na dva načina, i sa zarezima i u stupcu. Ako ima puno podataka, oni se mogu uvesti. Na ovaj način možete uštedjeti mnogo vremena.
Što je potrebno za ovo? Prvo trebate napraviti popis gradova negdje u dokumentu, a zatim samo napraviti poveznicu na njega u polju ispod.
Popis je sada stvoren i može se koristiti za popunjavanje svih ostalih ćelija.
Osim popisa u tekstualnom obliku, Excel omogućuje izradu numeričkih nizova, kao i popisa datuma poredanih prema određenom obrascu. Na samom početku ovog materijala dat je jedan od načina korištenja, ali to je primitivna razina. Ovaj alat možete koristiti fleksibilnije, kao pravi as.
Prvo odabiremo potrebne vrijednosti niza (jednu ili više) zajedno s dijelom raspona koji će se koristiti za popis. Zatim nalazimo gumb "Ispuni" na gornjoj ploči i u izborniku koji se pojavi kliknite gumb "Napredak".
Zatim se pojavljuje prozor s postavkama.
U njegovom lijevom dijelu nalaze se radio gumbi pomoću kojih možete postaviti mjesto budućeg niza: po redovima ili stupcima. U prvom slučaju lista će ići prema dolje, au drugom će ići udesno.
Odmah desno od postavke lokacije nalazi se ploča na kojoj možete odabrati vrstu numeričkog niza. Postoji nekoliko opcija za odabir:
- Aritmetika. Vrijednost u svakoj sljedećoj ćeliji je za određeni broj veća od prethodne. Njegova vrijednost određena je sadržajem polja "Korak".
- Geometrijski. Svaka sljedeća vrijednost je nekoliko puta veća od prethodne. Koliko točno ovisi o tome koji je korak korisnik označio.
- Datumi. Ovom opcijom korisnik može kreirati niz datuma. Ako odaberete ovu vrstu, aktiviraju se dodatne postavke za mjernu jedinicu. Uzimaju se u obzir pri sastavljanju slijeda: dan, radni dan, mjesec, godina. Dakle, ako odaberete stavku "radni dan", vikendi neće biti uključeni u popis.
- Automatsko dovršavanje. Ova je opcija slična povlačenju donjeg desnog kuta. Jednostavnije rečeno, Excel sam odlučuje treba li nastaviti niz brojeva ili je bolje napraviti duži popis. Ako unaprijed navedete vrijednosti 2 i 4, sljedeće će sadržavati brojeve 6, 8 i tako dalje. Ako prije toga ispunite više ćelija, tada će se koristiti funkcija "linearna regresija" (ovo je vrlo zanimljiva opcija koja vam omogućuje da napravite prognozu na temelju postojećeg trenda).
Na dnu ovog dijaloškog okvira, kao što već možete vidjeti, postoje dvije opcije: veličina koraka, o kojoj se govori gore, i granična vrijednost.
Nakon dovršetka svih radnji potrebno je pritisnuti gumb "OK". Na isti način kreira se popis radnih dana za određeno razdoblje (na primjer do 31.12.2020./XNUMX/XNUMX). I korisnik ne treba napraviti ogroman broj nepotrebnih pokreta!
To je to, postavljanje je završeno. Sada pogledajmo neke profesionalnije metode samodovršavanja.
Pomoću miša
Ovo je najprikladniji način automatskog dovršavanja, koji vam omogućuje elegantno izvođenje čak i najsloženijih operacija. Postoje dvije mogućnosti kako se može koristiti: pomoću lijeve ili desne tipke miša. Na primjer, zadatak je napraviti popis brojeva poredanih uzlaznim redoslijedom, gdje se svaka sljedeća vrijednost povećava za jedan. Obično se za to upisuje jedinica u prvu ćeliju, a dvojka u drugu, nakon čega se povlači okvir u donjem desnom kutu. Ali moguće je postići ovaj cilj drugom metodom - jednostavnim popunjavanjem prve ćelije. Zatim je trebate povući prema dolje iz donjeg desnog kuta. Nakon toga će se pojaviti gumb u obliku kvadrata. Morate ga kliknuti i odabrati stavku "Ispuni".
Također možete koristiti funkciju "Ispuni samo formate", s kojom možete proširiti samo formate ćelija.
Ali postoji brža metoda: držite tipku Ctrl dok paralelno povlačite ćeliju.
Istina, prikladan je samo za samodovršavanje nizova brojeva. Ako pokušate izvesti ovaj trik s podacima druge vrste, tada će se vrijednosti uXNUMXbuXNUMXb jednostavno kopirati u sljedeće ćelije.
Postoji način da se ubrza poziv kontekstnog izbornika. Da biste to učinili, povucite okvir držeći desnu tipku miša.
Zatim će se pojaviti skup naredbi. Dakle, možete pozvati dijaloški okvir s dodatnim postavkama samodovršavanja klikom na stavku izbornika "Napredak". Ali postoji jedno ograničenje. Maksimalna duljina niza u ovom će slučaju biti ograničena na posljednju ćeliju.
Da bi se automatsko dovršavanje izvršilo do tražene vrijednosti (određenog broja ili datuma), morate pritisnuti desnu tipku miša, prethodno usmjerivši kursor na okvir, i povući oznaku prema dolje. Kursor se zatim vraća. I posljednji korak je otpuštanje miša. Kao rezultat toga pojavit će se kontekstni izbornik s postavkama samodovršetka. Odaberite progresiju. Ovdje je odabrana samo jedna ćelija, pa u postavkama morate odrediti sve parametre automatskog popunjavanja: smjer, korak, graničnu vrijednost i pritisnuti gumb U redu.
Posebno zanimljiva Excel funkcija je linearna i eksponencijalna aproksimacija. Omogućuje izradu predviđanja o tome kako će se vrijednosti promijeniti, na temelju postojećeg obrasca. U pravilu, da biste napravili prognozu, morate koristiti posebne Excel funkcije ili izvršiti složene izračune, u kojima se zamjenjuju vrijednosti nezavisne varijable. Mnogo je lakše pokazati ovaj primjer u praksi.
Na primjer, postoji dinamika indikatora čija se vrijednost povećava za isti broj u svakom razdoblju.
Mnogo je lakše razumjeti kako se vrijednosti predviđaju linearnim trendom (kada se svaki sljedeći indikator povećava ili smanjuje za određenu vrijednost). Za to su prikladne standardne Excel funkcije, ali je bolje nacrtati grafikon koji prikazuje liniju trenda, jednadžbu funkcije i očekivanu vrijednost radi veće jasnoće.
Da biste saznali što će biti predviđeni pokazatelj u numeričkom smislu, prilikom izračuna trebate uzeti regresijsku jednadžbu kao osnovu (ili izravno koristiti formule ugrađene u Excel). Kao rezultat toga, bit će puno radnji koje ne mogu svi razumjeti odmah.
Ali linearna regresija omogućuje vam potpuno napuštanje složenih formula i crtanja. Samo koristite automatsko dovršavanje. Korisnik uzima niz podataka na temelju kojih se radi prognoza. Selektira se taj skup ćelija, zatim se pritisne desna tipka miša, kojom je potrebno povući raspon za željeni broj ćelija (ovisno o udaljenosti točke u budućnosti za koju se izračunava predviđena vrijednost). Pojavit će se kontekstni izbornik u kojem trebate odabrati stavku "Linearna aproksimacija". To je to, dobije se prognoza koja ne zahtijeva posebne matematičke vještine, crtanje ili izvođenje formula.
Ako se pokazatelji povećavaju tijekom svakog vremenskog razdoblja za određeni postotak, tada govorimo o eksponencijalnom rastu. Na primjer, predviđanje dinamike epidemije ili predviđanje kamata na bankovni depozit temelji se upravo na takvom obrascu.
Ne postoji učinkovitija metoda za predviđanje eksponencijalnog rasta od ove koju smo opisali.
Korištenje miša za automatsko popunjavanje datuma
Često je potrebno povećati već postojeći popis datuma. Da biste to učinili, uzme se neki datum i povuče se lijevom tipkom miša za donji desni kut. Pojavljuje se kvadratna ikona gdje možete odabrati način popunjavanja.
Na primjer, ako računovođa koristi proračunsku tablicu, opcija "radni dani" će mu odgovarati. Također, ova će stavka trebati svim drugim stručnjacima koji moraju raditi dnevne planove, na primjer, HR.
A evo još jedne opcije, kako implementirati automatsko popunjavanje datuma mišem. Na primjer, tvrtka mora isplaćivati plaće 15. i zadnjeg dana u mjesecu. Zatim morate unijeti dva datuma, razvući ih i odabrati način popunjavanja "po mjesecima". To se može učiniti klikom lijeve tipke miša na kvadrat u donjem desnom kutu ili desnom tipkom nakon čega slijedi automatski poziv kontekstnog izbornika.
Važno! Ostaje 15. bez obzira na mjesec, a zadnji je automatski.
Desnom tipkom miša možete prilagoditi napredak. Na primjer, napravite popis radnih dana u ovoj godini, koji će ipak biti do 31. prosinca. Ako koristite automatsko popunjavanje desnom tipkom miša ili putem izbornika kojem se pristupa preko kvadratića, tada postoji opcija “Trenutačno popunjavanje”. Programeri su po prvi put omogućili ovu značajku u programu Excel 2013. Potrebno je da se ćelije popunjavaju prema određenom uzorku. To će vam omogućiti da uštedite mnogo vremena.
Zaključci
Zapravo, to je sve. Autocomplete je vrlo korisna značajka koja vam pomaže automatizirati mnoge tijekove rada i napraviti predviđanja na temelju uzoraka. Nisu potrebne nikakve dodatne formule ili izračuni. Dovoljno je pritisnuti nekoliko tipki, a rezultati će se pojaviti kao čarolijom.