Sadržaj
Data Consolidation je značajka u Excelu, zahvaljujući kojoj korisnici imaju priliku kombinirati podatke iz nekoliko tablica u jednu, kao i kombinirati listove koji se nalaze u istoj ili različitim datotekama u jednu.
Službeni zahtjevi za tablice koje su potrebne za završetak konsolidacije
Opcija pod nazivom "Konsolidiraj" neće raditi ako tablice ne ispunjavaju zahtjeve. Kako biste uspješno dovršili postupak spajanja podataka, morate:
- provjerite ima li u tablici praznih redaka/stupaca i izbrišite ih ako ih ima;
- koristiti iste predloške;
- slijedite nazive stupaca, ne bi se trebali razlikovati.
Osnovne metode konsolidacije u Excelu
Kada objedinjujete podatke iz različitih izvješća, tablica, raspona iste vrste u jednu zajedničku datoteku, možete koristiti nekoliko različitih metoda. U nastavku će se raspravljati o dvije glavne metode sažimanja podataka: po poziciji i po kategoriji.
- U prvoj varijanti, podaci u izvornim regijama su u istom redoslijedu u kojem se primjenjuju identične oznake. Roll up by position kako biste kombinirali podatke s 3-4 lista koji se temelje na istom predlošku, na primjer, financijski izvještaji prikladni su za provjeru ove metode.
- U drugoj opciji: podaci su nasumičnim redoslijedom, ali imaju identične oznake. Konsolidirajte po kategoriji kako biste kombinirali podatke s više radnih listova s različitim izgledima, ali identičnim oznakama podataka.
Važno! Ova metoda ima mnogo toga zajedničkog s formiranjem stožerne tablice. Međutim, možete reorganizirati kategorije u zaokretnoj tablici.
- Postoji i treći način kombiniranja podataka – to je konsolidacija pomoću formula. Istina, rijetko se koristi u praksi, zbog činjenice da korisniku oduzima puno vremena.
Korak po korak upute za izvođenje konsolidacije u Excelu
Zatim ćemo razmotriti najlakši i najbrži način konsolidacije.
Dakle, kako spojiti više stolova:
- Najprije je potrebno izraditi novi list, nakon čega će ga softver automatski dodati na desnu stranu. Ako je potrebno, možete povući list na drugo mjesto (na primjer, na kraj popisa) pomoću lijeve tipke miša.
- Dodani list stoji u ćeliji s kojom ćete raditi. Zatim idite na karticu "Podaci", pronađite odjeljak "Rad s podacima", kliknite na stavku pod nazivom "Konsolidacija".
- Na monitoru će se pojaviti mali prozor s postavkama.
- Zatim ćete morati odabrati odgovarajuću funkciju za kombiniranje podataka.
- Nakon odabira funkcije idite na polje “Link” klikom unutar njega. Ovdje ćete morati odabrati niz ćelija jednu po jednu. Da biste to učinili, prvo prijeđite na list s prvom pločom.
- Zatim odaberite ploču zajedno s zaglavljem. Provjerite je li sve učinjeno ispravno, a zatim kliknite na ikonu "Dodaj". Usput, možete sami ažurirati / promijeniti koordinate pomoću tipkovnice, ali to je nezgodno.
- Da biste odabrali raspon iz novog dokumenta, prvo ga otvorite u Excelu. Nakon toga pokrenite proces spajanja u prvoj knjizi i prijeđite na drugu, odaberite odgovarajući list u njoj, a zatim odaberite određeni dio ćelija.
- Kao rezultat toga, formirat će se prvi unos u "Popisu raspona".
- Vratite se na polje "Veza", uklonite sve podatke koje ono sadrži, zatim dodajte koordinate preostalih ploča na popis raspona.
- Označite okvire pokraj sljedećih funkcija: “Oznake gornjeg reda”, “Vrijednosti lijevog stupca”, “Generiraj veze na izvorne podatke”.
- Zatim kliknite "U redu".
- Excel će izvršiti proceduru i prema zadanim parametrima i odabranim funkcijama izraditi novi dokument.
U primjeru je odabrano povezivanje, pa je izlaz grupiran kako bi se lakše prikazali/sakrili detalji.
Više informacija o korištenju raspona, dodavanju i uklanjanju veza
- Da biste koristili novi raspon za konsolidaciju podataka, morat ćete odabrati opciju "Konsolidirati", kliknuti na polje "Veza" i odabrati raspon ili umetnuti poveznicu. Nakon klika na gumb "Dodaj", poveznica će se pojaviti na popisu raspona.
- Za uklanjanje poveznice odaberite je i kliknite na "Ukloni".
- Da biste promijenili vezu, odaberite je na popisu raspona. Pojavit će se u polju "Veza", gdje se može ažurirati. Nakon obavljenih manipulacija kliknite na gumb "Dodaj". Zatim uklonite staru verziju izmijenjene veze.
Konsolidacija podataka pomaže u kombiniranju potrebnih informacija koje se nalaze ne samo u različitim tablicama i listovima, već iu drugim datotekama (knjigama). Postupak miješanja ne oduzima puno vremena i lako ga je započeti pomoću uputa korak po korak.